Dicteer je ritme
“Het is niet aan je mailbox om het ritme van je werkdag te bepalen”, zegt Pascale Belorgey, opleidingsverantwoordelijke “Leren omgaan met je mailbox” bij Cegos. Een goede organisatie begint met grote zelfdiscipline, niet elke vijf minuten haasten om te controleren of er een bericht is aangekomen. Ze raadt aan om slechts ’twee tot drie keer per dag hooguit te wijden. » Bijvoorbeeld rond 10.00 uur, 14.30 uur en aan het einde van de dag. Het organiseren van je mailbox betekent ook het opzetten van je digitale tools om te voorkomen dat je constant gestoord wordt door de ontvangst van een e-mail, meent Yann Guégan, blogger-consultant voor de Dans Mon Labo-site: “Alle mailboxen hebben opties voor het verwijderen van geluidsmeldingen op de smartphone, tablet of computer. “En om dit te onthouden:” Afgezien van bepaalde specifieke beroepen zoals journalistiek of communicatie, is het niet nodig om binnen een minuut op een e-mail te reageren. »
Voer een regelmatige “reiniging” uit
Er is niets vervelender dan een inbox met veel ongelezen berichten die zich opstapelen. “Om deze trend tegen te gaan, is het handig om de Inbox Zero-regel te implementeren”, beveelt Yann Guégan aan. Waar gaat het over ? Er naar streven om elke werkdag te eindigen zonder ongelezen mail, door niet te aarzelen om de ongewenste mails te verwijderen die men soms aarzelt te bewaren zonder ze te openen en die de box vervuilen: de nieuwsbrieven waarop men zich gemakkelijk kan afmelden, groepsmailings die dat niet doen gaat u aan… permanentie”, zegt Pascale Belorgey. Een doos waarin alleen het gros van de e-mails nog moet worden verwerkt, is een doos die gemakkelijker wordt “opgeschoond”.
Stel niet uit
Als er alleen nog maar belangrijke berichten in je inbox staan, hoe ga je er dan efficiënt mee om? Yann Guégan is een volgeling van wat hij de “5-minutenregel” noemt: “bij het lezen van de e-mail moet je tegen jezelf zeggen dat als het een reactie van minder dan 5 minuten betreft, het beter is om te stoppen met je werk in uitvoering en concentreer je op dit antwoord. Met andere woorden, als het contraproductief is om te zien dat iemands huidige activiteit permanent wordt onderbroken door de ontvangst van e-mails, is het interessant om snel e-mails te classificeren die weinig tijd vergen om erop te reageren.
Als een map met verdelers
Door deze aanbevelingen op te volgen, zou u nog maar een kleine hoeveelheid e-mail over moeten houden. Door ze te classificeren? “Ja, dat kan dankzij de functionaliteit van mailboxen zoals Gmail en Outlook”, merkt Pascale Belorgey op. Voorbeeld: voor een toezichthouder in de bouw is het mogelijk om één dossier per werf aan te maken. En om het archiveren nog gemakkelijker te maken, raadt de trainer van Cegos aan: “Let goed op de titels van e-mails, zodat je trefwoorden hebt die niet vereisen dat je elke keer een e-mail opent om de inhoud te kennen. »
