- Toestemming voor het gebruik van klantfoto's heeft limieten en een vervaldatum
- Generieke machtigingen zijn niet voor alle bedrijven geldig en het is raadzaam deze te herzien
- Voorwaarden voor het gebruik van klantfoto's in een bedrijf na de laatste resolutie
- Het beoordelen van afbeeldingen vermijdt risico's en biedt zekerheid aan het MKB
Het Spaanse bureau voor gegevensbescherming (AEPD) heeft een klein bedrijf gesanctioneerd omdat het de afbeelding van een minderjarige bleef gebruiken in verschillende publicaties op zijn socialemediaprofielen, lang na de toegestane periode. Dit heeft het debat heropend Hoe freelancers foto's moeten beheren van klanten in hun bedrijf.
De resolutie maakt dat duidelijk toestemming kan niet als onbeperkt worden geïnterpreteerd en dat het gebruik van een foto buiten het overeengekomen doel als oneigenlijk gebruik kan worden beschouwd.
Deze zaak treft rechtstreeks duizenden zelfstandigen met winkels of kleine bedrijven, die afbeeldingen van klanten op netwerken publiceren om hun dagelijkse werk te laten zien of hun activiteiten zichtbaar te maken. De beslissing vereist herziening hoe u toestemming moet aanvragen en om duidelijk te begrijpen wat een gedeeld beeld feitelijk autoriseert en wat niet autoriseert.
De AEPD geeft geen details over het financiële bedrag waarmee zij deze zelfstandige heeft beboet, hoewel zij zich herinnert dat overtredingen waarbij minderjarigen betrokken waren (het was een meisje, wiens toestemming vaderlijk was) als bijzonder gevoelig worden beschouwd en kan inhouden ernstiger gevolgen volgens de regelgeving. Het bureau benadrukt ook dat “de toestemming het doel, de duur en de context van het gebruik moet specificeren. Een generieke autorisatie is dus mogelijk niet nuttig voor volgende campagnes.”
Toestemming voor het gebruik van klantfoto's heeft limieten en een vervaldatum
Veel freelancers met kleine bedrijven zijn van mening dat een initiële vergunning geldig is voor alle toekomstige publicaties, maar de resolutie stelt duidelijk het tegenovergestelde. AEPD-bronnen benadrukken dat “elk verschillend gebruik vereist precisiewaarmee wordt voorkomen dat een oude foto in een nieuwe campagne wordt hergebruikt zonder te beoordelen of de toestemming nog geldig is.”
Dit misverstand komt vaak voor bij bedrijven die alledaagse taferelen publiceren om de nabijheid te tonen, zoals productleveringen, resultaten van een dienst of deelname aan activiteiten. Langdurig gebruik van afbeeldingen, of het gebruik ervan in nieuwe contexten, kan buiten de initiële toestemming worden gelaten en genereren moeilijke conflicten op te lossen als de cliënt bezwaar maakt.
De eigenaresse van Óptica Luz, Marta Gil, legde aan deze krant uit dat ze meestal foto’s publiceert van sommige klanten “wanneer ze hun nieuwe bril ophalen of meedoen aan promoties.” Hij wijst erop dat het natuurlijke beelden zijn, “gemaakt in de winkel zelf help onsbrengen huidige stijlen en modellen. Maar “We dwingen nooit iemand om te verschijnen.”
Deze koopman uit Cádiz erkent dat tot nu toe een mondelinge machtiging of een eenvoudig, destijds ondertekend blad voldoende was. “We hebben geïnterpreteerd dat deze overeenkomst ons in staat stelde de foto onbeperkt te behouden op onze Instagram; iets dat volgens de resolutie van ons lijkt te vereisen dat we het in meer detail bekijken.”
Generieke machtigingen zijn niet voor alle bedrijven geldig en het is raadzaam deze te herzien
De AEPD benadrukt dat een geldige toestemming in al zijn elementen specifiek moet zijn. Wat “vereist dat het specifieke doel, het type publicatie en de tijd gedurende welke het beeld op de profielen kan worden gehandhaafd duidelijk wordt aangegeven, om vermijd dubbelzinnige interpretaties.
Autorisaties die te algemeen zijn, dekken mogelijk niet de feitelijke manier waarop de afbeelding wordt gebruikt en maken het bedrijf kwetsbaar. Marta Gil gaf toe dat ze nooit ‘de noodzaak hadden overwogen om de vergunning te verlengen of expliciet uitleggen “Waar zou elke foto voor gebruikt worden?”
In de kleding- en sportartikelenhandel geldt iets soortgelijks. Daniel Romero, eigenaar van Bici&Go, vertelde deze krant dat ze “foto’s publiceren van klanten die een nieuwe fiets krijgen of die deelnemen aan georganiseerde routes, die helpt tonen gemeenschap en fans rond onze winkel.”
Romero wijst erop dat toestemming meestal mondeling of per direct message wordt gevraagd, altijd te goeder trouw, “maar zonder dat er afspraken worden gemaakt specifieke juridische details over de duur of mogelijk hergebruik van het beeld in toekomstige publicaties.”
Voorwaarden voor het gebruik van klantfoto's in een bedrijf na de laatste resolutie
De resolutie is niet bedoeld om het dagelijkse leven van zelfstandigen moeilijk te maken, maar eerder om een minimum aan documentaire opdrachten te eisen. De sleutel is om daarvoor duidelijke toestemming te vragen de specifieke publicatie vermelden, de verblijftijd en de platforms waar het zal verschijnen voor latere twijfels verminderen.
Deze verandering betekent niet dat er geen beeld meer wordt gebruikt, maar dat deze duidelijker worden toegepast in de informatievoorziening aan de opdrachtgever. Marta Gil verklaarde dat ze hun huidige formulieren zullen herzien en beter zullen uitleggen waarvoor de foto's worden gebruikt, hoe lang ze op netwerken zullen staan en in welke mate ze worden weergegeven. te bieden grotere transparantie.
En Daniel Romero voorziet ook wijzigingen en verzekert dat ze zullen beginnen “voor elke zaak schriftelijke toestemming te vragen”. Waaronder de bestemming van de afbeelding, het netwerk waar deze zal worden gepubliceerd en of deze in de loop van de tijd op het profiel kan blijven staan, “om vermijd misverstanden waar ze voorheen niet aan hadden gedacht.”
Het doel is om precies te weten welke beelden gebruikt kunnen worden, onder welke omstandigheden en voor hoe lang. “Dit maakt het mogelijk”, herinneren ze zich in de AEPD, “De band met klanten behouden zonder zichzelf bloot te stellen onvoorziene sancties of claims die met minimale richtlijnen kunnen worden vermeden.
Het beoordelen van afbeeldingen vermijdt risico's en biedt zekerheid aan het MKB
Veel freelancers zijn zich er niet van bewust dat het publiceren van een foto de verwerking van persoonsgegevens met zich meebrengt, en dat deze handeling specifieke vereisten met zich meebrengt. De resolutie onthoudt dat het correct gebruiken van afbeeldingen niet ingewikkeld is, maar vereist het specificeren van het doel, het beperken van de duur en het bewaren van bewijs van toestemming zorgen voor een correct gebruik.
Het beoordelen van oude afbeeldingen is een andere belangrijke maatregel; omdat een foto die in voorgaande jaren is gebruikt, valt mogelijk niet onder de initiële machtiging als het in een andere context wordt hergebruikt. Hierdoor kunnen problemen worden geanticipeerd en aangepakt voordat ze zich voordoen. conflicterende situaties met klanten die niet verder willen verschijnen.
Dat blijkt uit de getuigenissen van beide handelaren De meeste bedrijven gebruiken foto’s met positieve bedoelingen en zonder commerciële doeleinden. agressief. De huidige regelgeving vereist echter dat we preciezer zijn, zodat dit goede voornemen niet leidt vermijdbare juridische problemen in de toekomst.
De AEPD-criteria bieden daarom de mogelijkheid om de gangbare praktijk te herzien en duidelijke vergunningen vast te stellen. Hiermee kunnen zzp’ers dat wel behoud de zichtbaarheid die uw netwerken zonder bieden geef het op voldoende rechtszekerheid in elk beeld dat ze delen.
