Gedematerialiseerde loonstrook: definitie en termen

Loon

Wat is de dematerialisatie van de loonstrook?

Sinds 1 januari 2017 (decreet nr. 2016-1762 van 16 december 2016 met betrekking tot de dematerialisatie van loonbrieven en hun toegankelijkheid in het kader van de persoonlijke activiteitenrekening), hebben bedrijven de mogelijkheid om hun werknemers aan te bieden om hen een gedematerialiseerde loonbrief te bezorgen, in plaats van een papieren formaat.

Het initiatief tot dematerialisatie komt van de werkgever en heeft voor deze laatste een drievoudig voordeel:

  • Bespaar tijd bij het maken en verzenden van loonstroken.
  • Bespaar materiaal: papier, inkt, envelop…
  • Bespaar op papieren archiveringskosten.

Maar de werknemer zelf is bevoordeeld als dit systeem wordt ingevoerd:

  • De mogelijkheid om op elk moment toegang te krijgen tot uw gegevens;
  • U hoeft thuis geen papier meer op te slaan.

De werkgever bewaart gedurende vijf jaar een duplicaat van de loonstroken van de werknemers of de aan de werknemers verstrekte loonstroken in elektronische vorm. (decreet nr. 2018-418 van 30 mei 2018).

Lees ook >> De uitzonderlijke “Macron”-bonus

Gedematerialiseerde loonstrook: hoe raadplegen?

Gebruikers kunnen al hun loonbrieven op elk moment in elektronische vorm opvragen, zonder complexe of herhaalde manipulatie, en in een gestructureerd en veelgebruikt elektronisch formaat.

De online service die is gekoppeld aan persoonlijke activiteitenaccount (CPA) laat de rekeninghouder toe om al zijn loonbrieven in elektronische vorm te raadplegen, gedurende zijn hele loopbaan. De werkgever of de dienstverlener die voor hem handelt, moet de toegankelijkheid van de in elektronische vorm uitgegeven loonbrieven via deze online dienst garanderen.

Lees ook >> Onkostennota: hoe (goed) vergoed krijgen?

Hoe lang worden loonbrieven bewaard?

Bedrijven moeten de toegang tot de digitale kluis garanderen gedurende 50 jaar na uitgifte van het eerste gedematerialiseerde bulletin of tot de 75ste verjaardag van de werknemer.

Wat gebeurt er als de loonstrookservice wordt gesloten?

In geval van sluiting van de dienst voor het verstrekken van loonstrookjes wegens de stopzetting van de activiteit van de dienstverlener die de bewaring van in elektronische vorm namens de werkgever verstrekte loonbrieven verzekert, of de stopzetting van de activiteit van de werkgever wanneer deze ervoor zorgt zelf bewaring, gebruikers worden minstens 3 maanden voor de datum van sluiting van de dienst op de hoogte gebracht om hen in staat te stellen de opgeslagen loonbrieven te recupereren (decreet nr. 2018-853 van 5 oktober 2018).

Lees ook >> Verhoog uw salaris met uw werknemersbesparingen

Infographic: de redenen om over te stappen op de dematerialisatie van de loonstrook

Bron: lucca.fr