- De papierlast: waarom is de traditionele methode niet langer bruikbaar?
- Praktische voordelen voor zelfstandigen en kmo’s
- Echte integratie en datasynchronisatie
- De voordelen wegen zwaarder dan elke terughoudendheid
Het bewaren van de tickets in een envelop en het elke drie maanden overzetten naar een Excel-sheet is een taak die veel zelfstandigen vandaag de dag nog steeds uitvoeren. Maar dankzij de digitalisering Dit proces kan worden geautomatiseerd en opgeslagen Zo hebben degenen die verantwoordelijk zijn voor kleine bedrijven tijd om zich aan hun eigen werk te wijden.
Dit is precies wat de platforms voor onkostenbeheer modern, die functies omvatten zoals het direct vastleggen van uitgaven, de uitgifte van bedrijfskaarten die activiteiten in realtime registreren en directe synchronisatie met de software accountant.
In die zin biedt Wallester aan verschillende tools die zijn ontworpen om te automatiseren de meest tijdrovende fasen. Onder meer:
- Automatische detector gegevens op de kaartjes.
- Ontvangstovereenstemming met kaarttransacties.
- Toepassing van regels en betalingsbeleid onmiddellijk.
- Dashboard realtime rapporten.
De papierlast: waarom is de traditionele methode niet langer bruikbaar?
Al het bovenstaande vermijdt de meest voorkomende boekhoudkundige problemen met de hand: papieren bonnen gaan verloren, komen beschadigd aan of de inkt is verdwenen. Om nog maar te zwijgen van het feit dat het gebruikelijk is om fouten te maken als u ze handmatig in de computer invoert; Daarom loopt de presentatie van de rekeningen vertraging op of moeten ze worden gecorrigeerd.
En bij Wallester kunt u het gefotokopieerde ticket vervangen door een foto op uw mobiele telefoon met automatisch uitlezen van de gegevens (via OCR-herkenning), die gekoppeld zijn aan de overeenkomstige beweging van de kaart waarmee de betaling is gedaan. allemaal binnen enkele seconden.
Dit vermindert zowel de managementtijd als het aantal incidenten in de boekhouding en zorgt ervoor dat het proces niet langer een afzonderlijke taak is, maar geïntegreerd wordt in de dagelijkse bedrijfsvoering, waardoor het een continu en ordentelijk overzicht wordt.
Praktische voordelen voor zelfstandigen en kmo’s
Voor een freelancer vertaalt dit zich in praktische en directe voordelen. Bijvoorbeeld, een technicus die installaties uitvoert in verschillende gemeenten. Bij het traditionele systeem bewaart de professional de bonnen en begint hij aan het einde van de maand met het in evenwicht brengen van de uitgaven (waarbij hij een paar uren verliest die niet zijn gefactureerd).
Bij een digitale oplossing volstaat het om het ticket ter plekke te fotograferen; De app haalt zowel het bedrag, de datum als de leverancier eruiten koppelt deze automatisch aan de betaling met de virtuele kaart die voor die taak is gegenereerd.
Als de kosten een gedefinieerde limiet overschrijden, kan er een melding worden verzonden om dit te verifiëren en wordt de operatie beoordeeld; Maar, wordt opgenomen en verzonden naar software accountant. Het resultaat: snellere terugbetalingen, minder fouten en gegevens beschikbaar om direct te beslissen.
Bovendien is Wallester van plan binnenkort een specifiek product te lanceren freelancers, die wordt toegevoegd aan de huidige functionaliteiten en de toekomstige overstapservice. Hoewel er nog geen vaste datum is, zal het een hulpmiddel zijn dat is aangepast aan de behoeften van professionals die zelfstandig werken.
Echte integratie en datasynchronisatie
En deze integratie met boekhoudprogramma's is een cruciaal punt. Echte automatisering beperkt zich niet tot het vastleggen van tickets, maar zorgt ervoor dat gegevens het accountregister bereiken.
Om dit te bereiken bieden oplossingen zoals Wallester connectoren en API's waarmee u kunt exporteren of Synchroniseer uitgaven met boekhoudprogramma's meest voorkomende, waardoor u niet handmatig gegevens hoeft in te voeren.
Aan de andere kant betekent dit voor een klein bedrijf de mogelijkheid om een deel van de gebruikelijke externe boekhouddienst af te schaffen of op zijn minst de kosten ervan te verlagen door minder werklast van de kant van de adviseur te eisen.
De overgang van de handmatige methode naar een automatisch systeem is echter niet vrijgesteld van het volgen van een minimum aan discipline. Bijvoorbeeld, Het is raadzaam om duidelijke uitgavencategorieën te definiëren, evenals training in het gebruik van de app en het opstellen van een realistisch goedkeuringsbeleid.
De voordelen wegen zwaarder dan elke terughoudendheid
En hoewel sommigen de voorkeur geven aan een papieren boekhouding, wordt deze terughoudendheid meestal overwonnen door de voordelen van Wallester-tools, zoals meldingen duw op mobieldie eraan denken de bon bij te voegen, en regels die het voordeel duidelijker maken (bijvoorbeeld onmiddellijke terugbetaling).
Aan deze lijst met voordelen wordt een recentelijk ingebouwde functionaliteit toegevoegd: de mogelijkheid om gratis te wisselen tussen 10 valuta's binnen de rekening. Zonder extra commissies en met toepassing van VISA-wisselkoersen. Een relevant voordeel voor kleine bedrijven die internationale betalingen uitvoeren, omdat ze hierdoor kunnen besparen op conversies en kosten voor valutatransacties kunnen vermijden.
Bovendien maken de besparingen in uren en de vermindering van fouten deze investeringen op de lange termijn tot een concurrentievoordeel, vooral voor degenen die alles beheren en ook met hun zaken te maken hebben.
In economische termen, met dit lagere aantal uren besteed aan administratief werk, ook aan automatisering maakt het gemakkelijker om torenhoge uitgaven te detecterenherverdeel budgetten per project of identificeer minder efficiënte leveranciers.
En voor een freelancer met beperkte middelen is dat continue inzicht in accounts dat wel net zo waardevol als welke directe besparing dan ook van de kosten.
