- Zelfstandige transportmedewerkers moeten vóór oktober hun controledocumenten digitaliseren
- De nieuwe documenten moeten een QR-code bevatten voor inspecties
- Kosten voor vervoerders om hun documenten te digitaliseren en papier achterwege te laten
- Documentatie moet te allen tijde toegankelijk zijn
- Een voorbereiding op toekomstige Europese verplichtingen
De regering zal duizenden mensen dwingen zelfstandig ondernemer van de transportsector tot Laat het papier achterwege en digitaliseer een groot deel van uw processen. Het Ministerie van Transport en Duurzame Mobiliteit heeft de technische kenmerken goedgekeurd waaraan de nieuwe elektronische controledocumenten die door de voertuigen zullen worden gebruikt, moeten voldoen. vervoerders van goederen en reizigers vanaf 5 oktober.
De maatregel zal gevolgen hebben voor duizenden zelfstandigen en kleine bedrijven in de sector, die transportdiensten binnen Spanje aanbieden. Sinds die datum, de traditionele Papieren controledocumenten moeten worden vervangen door digitale bestanden met een specifiek formaat, toegankelijk via QR-codes en bereid zijn om door agenten te worden geraadpleegd tijdens controles langs de weg.
Het doel is volgens het ministerie om daar naartoe te gaan een efficiënter, veiliger en transparanter vervoersmodel, het verminderen van administratieve procedures en het voorbereiden van de sector op de toekomstige Europese vraag naar digitale informatie-uitwisseling.
Voor veel vervoerders is dit echter de maatregel Het zal ook een nieuwe technologische aanpassing met zich meebrengende behoefte aan gebruik specifieke computertoepassingen en de definitieve stopzetting van procedures ze worden nog steeds op papier beheerd in een groot deel van de kleine bedrijven in de sector.
Zelfstandige transportmedewerkers moeten vóór oktober hun controledocumenten digitaliseren
De verplichting heeft betrekking op de zogenaamde administratieve controledocumenten, documentatie die al verplicht is bij tal van wegvervoersdiensten en die dient om essentiële aspecten van elke operatie te accrediteren.
Deze documenten zijn zowel gebruikelijk in het openbaar goederenvervoer als in bepaalde passagiersdiensten. erbij betrekken informatie over de verzender, de vervoerder, de uitgevoerde dienst, de herkomst en bestemming van de goederen of de kenmerken van de reis.
Tot nu toe een groot deel van Deze documentatie kan worden beheerd via gedrukte formulieren of fysieke documenten die de chauffeur begeleidde tijdens de dienst. Vanaf 5 oktober moet de documentatie echter elektronisch worden gegenereerd voordat met transport wordt begonnen.
De nieuwe regelgeving heeft invloed op de intern transport waarvan de herkomst en bestemming binnen Spanje liggeninclusief cabotagevervoer uitgevoerd door buitenlandse bedrijven op het nationale grondgebied. Integendeel, internationaal transport valt buiten deze verplichting.
Het ministerie heeft uitgelegd dat de computerapplicaties die vervoerders gebruiken dat wel moeten doen transformeer alle benodigde informatie in een elektronisch bestand genaamd Electronic Administrative Control Document (DeCA).
Dit document moet worden gegenereerd zodra de servicegegevens bekend zijn en in ieder geval vóór de daadwerkelijke start van het transport.
De nieuwe documenten moeten een QR-code bevatten voor inspecties
Eén van de belangrijkste nieuwigheden zal de verplichte opname van QR-codes in elk digitaal document.
De resolutie bepaalt dat de DeCA moet in PDF-formaat worden gegenereerd op basis van gestructureerde gegevens. Dat wil zeggen dat het niet geldig is om een papieren document te scannen of te fotograferen om het in een digitaal bestand om te zetten. Het document zal rechtstreeks afkomstig moeten zijn uit een daarvoor voorbereide computerapplicatie.
Elk bestand heeft ook een uniek webadres of URL waar het tijdens de dienst wordt opgeslagen. Dit adres wordt gekoppeld aan een QR-code die op het document zelf moet verschijnen.
Dankzij dit systeem kunnen agenten die verantwoordelijk zijn voor transporttoezicht en -inspectie tijdens wegcontroles rechtstreeks toegang krijgen tot het document door simpelweg de QR-code te scannen.
De regelgeving bepaalt namelijk dat tijdens een inspectie de chauffeur kan alleen de QR-code tonenzonder dat u het volledige document hoeft te tonen, zolang het maar de juiste toegang tot de benodigde informatie mogelijk maakt.
Als er tijdens de service wijzigingen optreden, is het bovendien mogelijk om het document bij te werken of een nieuw document te genereren met een andere QR, waarbij altijd een overzicht van de aangebrachte wijzigingen achterblijft.
Het ministerie is van mening dat dit systeem administratieve fouten zal verminderen, controles zal vergemakkelijken en de traceerbaarheid van transportdiensten zal verbeteren.
Kosten voor vervoerders om hun documenten te digitaliseren en papier achterwege te laten
Hoewel de Administratie de maatregel presenteert als een administratieve vereenvoudigingis de realiteit dat veel zelfstandigen een deel van hun managementsystemen zullen moeten aanpassen om aan de nieuwe verplichtingen te voldoen.
De eerste vereiste is het hebben van een computerhulpmiddel waarmee nieuwe documenten kunnen worden gegenereerd elektronische apparaten in overeenstemming met de door Transport goedgekeurde technische specificaties.
Grotere bedrijven beschikken doorgaans al over wagenparkbeheer-, transport- of logistieke programma's waarin deze functionaliteiten via updates kunnen worden geïntegreerd. Echter, veel freelancers en kleine bedrijven gebruiken nog steeds eenvoudiger procedures op basis van gedrukte documenten, spreadsheets of basisadministratieprogramma's.
Voor deze professionals is de Digitalisering zal betekenen dat er nieuwe IT-diensten moeten worden ingehuurd of dat de reeds gebruikte diensten moeten worden bijgewerkt.
Documentatie moet te allen tijde toegankelijk zijn
Verder is de Documenten moeten worden opgeslagen in toegankelijke opslagplaatsen tijdens de uitvoering van de dienst, wat inhoudt dat er systemen moeten zijn die de documentatie kunnen hosten en de URL's kunnen genereren die nodig zijn voor elke bewerking.
Hoewel het ministerie de economische kosten van deze aanpassing niet heeft gekwantificeerd, zal de impact zeer verschillend zijn, afhankelijk van de omvang van elk bedrijf en het vorige niveau van digitalisering.
Freelancers die al geavanceerde programma's gebruiken, zullen waarschijnlijk met een relatief gemakkelijke overgang te maken krijgen. In plaats van, degenen die de documentatie handmatig blijven beheren, worden mogelijk gedwongen te investeren in specifieke software of in externe technologische diensten.
Daarbij komt de behoefte aan training. Veel chauffeurs en eigenaren van kleine bedrijven zullen dat moeten doen vertrouwd raken met nieuwe digitale procedureselektronisch documentbeheer en gebruik van QR-codes tijdens controles langs de weg.
Een voorbereiding op toekomstige Europese verplichtingen
De digitalisering die in oktober van kracht wordt, zal niet de laatste verandering zijn waar vervoerders mee te maken krijgen.
Zoals uitgelegd door het ministerie, zal deze eerste fase dienen als voorafgaande stap naar de implementatie van het toekomstige Europese eFTI-systeem (Electronic Freight Transport Information).waardoor de autoriteiten van de lidstaten vanaf juli 2027 volledig gedigitaliseerde vervoersinformatie zullen moeten accepteren.
Het Europese model gaat nog een stap verder, omdat het niet langer afhankelijk is van PDF-documenten om rechtstreeks te werken met gestructureerde gegevens die elektronisch tussen bedrijven en overheden worden uitgewisseld.
Om deze reden is Transport van mening dat de implementatie van DeCA- en QR-codes duizenden zelfstandigen en bedrijven in staat zal stellen zich aan te passen. geleidelijk naar een omgeving waarin fysieke documentatie steeds minder gebruikelijk zal zijn.
