De implementatie van elektronische factuur verplicht tussen bedrijven en professionals heeft onder meer een nieuw debat geopend over het beheer van informatie van de autonoom. En de regelgeving stelt eisen aan platforms om facturen in verschillende formaten uit te wisselen; maar er is nog een relevante vraag: Wat gebeurt er met al die informatie? wanneer een bedrijf besluit zijn factureringsprogramma te wijzigen.
De waarheid is dat zelfstandigen jarenlang documentatie over hun activiteit moeten bewaren. De algemene term van belastingverjaring is vier jaar, terwijl artikel 30 van het Wetboek van Koophandel een verplichting tot bewaring tijdens de periode instelt zes jaar voor boeken, correspondentie, documentatie en ondersteunende documenten met betrekking tot het bedrijf.
En juist om deze reden is toegang tot de factuurgeschiedenis geen klein probleem bij het wisselen van technologieleverancier. Omdat het risico niet noodzakelijkerwijs bestaat uit het kwijtraken van de facturen, maar eerder uit het feit dat het overbrengen ervan naar een ander programma niet mogelijk is automatisch alle bijbehorende gegevens herstellen tot het beheer ervan, de relaties tussen documenten of bepaalde functionaliteiten.
Hoewel regelgeving de uitwisseling van informatie tussen platforms vereist, gebeurt dit wel garandeert niet alleen een uitgebreide migratie van alle informatie. De vraag is dus of de technische en contractuele voorwaarden zelfstandigen in staat zullen stellen van dienstverlener te veranderen zonder belemmeringen te ondervinden om met hun geschiedenis te blijven werken.
- Het ministerie van Financiën dwingt platforms om facturen uit te wisselen, maar garandeert geen alomvattende migratie
- Het risico om vast te lopen in een facturatieprogramma
- De CNMC waarschuwt voor de barrières die het moeilijk maken om van technologieleverancier te veranderen
- Gegevensportabiliteit is ook afhankelijk van de servicevoorwaarden
Het ministerie van Financiën dwingt platforms om facturen uit te wisselen, maar garandeert geen alomvattende migratie
Zo legt Koninklijk Besluit 238/2026 van 25 maart de technische basis vast van het Spaanse systeem van verplichte elektronische facturen tussen zakenmensen en professionals. En volgens artikel 5 zal dit bestaan uit: particuliere uitwisselingsplatforms en voor één openbare oplossing beheerd door de staatsbelastingdienst (AEAT), dat ook zal fungeren als factuuropslagplaats.
De standaard gaat ervan uit dat facturering kan worden uitgevoerd via particuliere platforms, via de publieke oplossing of door beide methoden te combineren. Bovendien bepaalt artikel 7 dat particuliere platforms dat moeten doen facturen kunnen transformeren tussen ondersteunde formaten, met behoud van de authenticiteit van de oorsprong en de integriteit van de inhoud.
En in die zin verplicht artikel 8 particuliere exploitanten om, op verzoek van een van hun klanten, verbinding te maken met andere platforms in het systeem, zodat zij facturen tussen hun gebruikers kunnen uitwisselen.
Deze verplichtingen zijn er feitelijk op gericht om te garanderen dat documenten tussen verschillende systemen kunnen circuleren. Interoperabiliteit van facturen betekent echter niet noodzakelijkerwijs hetzelfde alomvattende migratie van alle informatie van een bedrijf.
Het koninklijk besluit regelt in feite de uitwisseling van documenten en bepaalde daaraan gekoppelde gegevens, maar biedt geen algemene garantie dat een programma automatisch alle functionaliteiten en interne structuren van een ander programma kan reproduceren.
En het verschil kan relevant zijn voor een zelfstandige die jarenlang actief is in dezelfde software. Want hoewel u uw facturen in een gestructureerd formaat kunt recupereren, is de overdracht van andere beheerelementen – zoals interne classificaties, relaties tussen documenten of rapporten programmaspecifiek – er kunnen aanvullende bewerkingen nodig zijn.
Dit is echter een technisch risico dat van geval tot geval moet worden geanalyseerd, en niet een beperking die algemeen aan alle platforms kan worden toegeschreven.
Het risico om vast te lopen in een facturatieprogramma
Technologische afhankelijkheid, bekend als vergrendelenverschijnt wanneer de kosten of moeilijkheden bij het verlaten van een dienst ertoe leiden dat een klant een dienst moet verlaten minder ruimte om van leverancier te wisselen. Daarin software zakelijk kan dit probleem te maken hebben met de manier waarop gegevens worden opgeslagen, de beschikbare exportformaten of de voorwaarden voor toegang tot informatie na het opzeggen van een abonnement.
In verband hiermee behandelt de firma DiG Abogados deze risico's in haar analyse van software als een dienst (SaaS). En het kantoor wijst op de Gegevensportabiliteit en leveranciersvergrendeling van de kwesties die in deze contracten moeten worden overwogen. Het identificeert ook als relevante aspecten de export in gestructureerde formaten, toegang tot informatie na voltooiing van de dienst en hulp bij het migreren van gegevens naar een ander systeem.
Voor een zelfstandige kunnen migratieproblemen zich vertalen in: extra aanpassingstijd, noodzaak om technische assistentie in te huren of verlies van bepaalde functionaliteiten beheer.
Deze kosten zijn echter niet onvermijdelijk en worden ook niet algemeen erkend op de factureringsmarkt. Het bestaan ervan zal afhangen van de mogelijkheden van de betrokken programma's, de informatie die moet worden overgedragen en de toepasselijke contractuele voorwaarden.
De CNMC waarschuwt voor de barrières die het moeilijk maken om van technologieleverancier te veranderen
Dit risico van technologische afhankelijkheid komt op zijn beurt ook naar voren in de analyse van de National Markets and Competition Commission (CNMC) over clouddiensten, gepubliceerd op 16 september 2026. De instantie identificeert onder meer: barrières voor uitwisseling van informatie tussen platforms en dataportabiliteit Dit kan de afhankelijkheid van gebruikers versterken en migratie tussen aanbieders bemoeilijken.
Ook de CNMC waarschuwt daarvoor kosten voor gegevensextractie en bepaalde bedrijfspraktijken de concurrentie op die markt kan beperken. En de aanbevelingen omvatten onder meer het faciliteren van de uitwisseling van informatie tussen platforms en de portabiliteit van informatie, evenals het versterken van de voorwaarden waaronder klanten van aanbieder kunnen veranderen of verschillende technologische diensten kunnen gebruiken.
Daarom krijgt de kwestie bijzondere belangstelling voor een systeem dat ernaar streeft elektronische uitwisseling vergemakkelijken van facturen tussen bedrijven en professionals. Omdat de uitwisseling van informatie tussen platforms praktische effecten wil hebben, is het niet alleen belangrijk dat documenten tussen platforms kunnen circuleren, maar ook dat bedrijven haalbare alternatieven hebben als ze van managementtools willen veranderen.
Gegevensportabiliteit is ook afhankelijk van de servicevoorwaarden
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) erkent in artikel 20 de recht om bepaalde persoonsgegevens te ontvangen door de belanghebbende verstrekt in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat, en om deze door te geven aan een andere verantwoordelijke persoon wanneer aan de voorwaarden van de norm is voldaan.
Dit recht is echter niet gelijkwaardig aan a algemene exportgarantie van alle bedrijfsinformatie opgeslagen in welk programma dan ook. De reikwijdte ervan is beperkt tot persoonsgegevens die voldoen aan de vereisten van het artikel, waaronder dat de verwerking gebaseerd is op toestemming of een contract en op geautomatiseerde wijze wordt uitgevoerd. Daarom lost het op zichzelf niet alle problemen op die verband houden met de migratie van facturen, commerciële documenten en beheertools.
Dus in contracten van software Als service krijgen uitstapvoorwaarden een bijzonder belang. Volgens de analyse van DiG Abogados is dit zelfs passend de export van gegevens uitdrukkelijk regelen, de term gedurende welke de klant er toegang toe heeft zodra het contract is afgelopen en eventuele hulp om ze over te dragen aan een andere leverancier.
Deze contractuele bepalingen kunnen hieraan bijdragen de technologische afhankelijkheid verminderen, hoewel ze niet in de plaats komen van de wettelijke verplichtingen die in elk geval van toepassing zijn.
