Van 1 januari 2026moeten alle kleine en middelgrote ondernemingen a QR-code op facturen uitgegeven aan andere ondernemers of zelfstandigenzoals vastgelegd in de nieuwe regelgeving voor elektronische facturering. Deze maatregel, ingelijst in het systeem Verifieerbaar van de Belastingdienst, streeft ernaar de controle op de facturering te vergroten en belastingfraude terug te dringen. De verplichting geldt voor alle soorten facturen, zelfs facturen op papier of in digitale formaten zoals pdf of doc.
De QR-code zal dienen als directe link tussen de factuur en de Belastingdienst. Hierdoor kan elke ontvanger controleren of het document correct aan de Schatkist is doorgegeven. Daarnaast zal de QR-lezer ook toelaten onregelmatigheden of fraudepogingen te detecteren, door te verifiëren dat de link daadwerkelijk tot het officiële domein van de AEAT behoort en niet tot een vervalste website.
Om de transitie te vergemakkelijken heeft de Belastingdienst de gratis Verifactu-appwaarmee u niet alleen geldige facturen genereert met de bijbehorende QR, maar waarmee u ze ook kunt scannen en binnen enkele seconden kunt bevestigen of de informatie in uw systeem is geregistreerd. Dankzij dit systeem kunnen zelfstandigen en kmo’s de authenticiteit van elke factuur verifiëren, valse links vermijden en directe controle behouden over hun registratie bij de Belastingdienst.
- Hoe worden QR-codes verwerkt in de gratis Treasury-applicatie?
- Risico's van het gebruik van niet-officiële lezers
- Andere middelen om QR-codes te lezen
- Praktische toepassingen voor zelfstandigen en bedrijven
Hoe worden QR-codes verwerkt in de gratis Treasury-applicatie?
Elke factuur die via het Verifactu-systeem wordt gegenereerd, bevat automatisch een QR-codedie fungeert als een unieke identificatie van het document bij de Belastingdienst. Deze code bevat de essentiële gegevens van de factuur – zoals de NIF, het nummer, de datum of het bedrag van de uitgever – en maakt het mogelijk om op elk moment te controleren of deze correct in het systeem is geregistreerd.
Zodra de factuur in de applicatie is geregistreerd, verschijnt er een melding waarin wordt bevestigd dat de registratie correct is voltooid.
Op dat moment mag de zzp’er dat wel download de factuur in PDF-formaat via de optie ‘Factuur downloaden’, net boven deze kennisgeving.
Als u dit doet, wordt het document weergegeven met de QR-code linksboven zichtbaarwaarmee de factuur wordt gekoppeld aan de Belastingdienst en directe toegang tot uw registratiegegevens mogelijk is.
De door elektronische facturen gegenereerde QR kan op verschillende manieren worden gelezen, al adviseert de Belastingdienst dit altijd met de te doen gratis Verifactu-appom veiligheidsredenen.
Bronnen van het ministerie van Financiën legden aan dit medium uit dat deze app “waarschuwt als de QR niet leidt naar waar hij zou moeten leiden.” Wat garandeert dat de validatie wordt uitgevoerd in de officiële omgeving van de AEAT.
Wanneer een QR-code wordt gescand met de Verifactu-applicatie, biedt het systeem twee mogelijke reacties:
- Factuur gevonden. De Belastingdienst bevestigt dat er sprake is van een factuur met dezelfde kenmerken.
- Factuur niet gevonden. Er is geen factuur bij de Belastingdienst die overeenkomt met de verzonden factuur.
Risico's van het gebruik van niet-officiële lezers
Het is belangrijk om te onthouden dat een QR-code niets meer is dan een gecodeerd webadres. Daarom kan het zo zijn geweest gemanipuleerd of omgeleid naar nepsites die zich voordoen als afkomstig van de Belastingdienst om persoonlijke of bankgegevens te verkrijgen.
Bronnen van het ministerie van Financiën waarschuwden dat dit soort risico’s worden vermeden door altijd de QR van de officiële applicatie te valideren: “Als deze wordt gevalideerd met de AEAT APP, zal dit niet gebeuren, aangezien het eerste wat de applicatie doet is controleren of het QR-adres legitiem is.”
Andere middelen om QR-codes te lezen
Andere mogelijkheden om de QR van een factuur te lezen zijn:
Naast de officiële aanvraag kunnen zelfstandigen de QR op hun facturen ook via andere systemen lezen:
- De camera van een mobiel apparaatals het een automatische leesfunctie bevat (zoals de meeste huidige smartphones).
- Een QR-codelezerfysiek of digitaal, waarmee informatie kan worden vastgelegd en gedecodeerd.
Fysieke lezers of QR-scanners
Het zijn degenen die er vaak in worden gebruikt winkels om betalingen, producten of facturen vast te leggen. Ze maken verbinding met de computer of kassa via USB of Bluetooth en maken het snel lezen van de code mogelijk.
Online lezers
Er zijn ook webpagina's of programma's die dit toestaan upload een afbeelding van de QR-code om de daarin opgenomen gegevens te verkrijgen, zoals een webadres of basisfactuurinformatie.
Praktische toepassingen voor zelfstandigen en bedrijven
Deze lezers kunnen vooral nuttig zijn voor zelfstandigen en kmo's, voor zover ze dit mogelijk maken onmiddellijke toegang tot een elektronische factuurbetaalbewijzen verifiëren of officiële documenten van de Belastingdienst openen zonder dat u er handmatig naar hoeft te zoeken.
Dat kunnen ze ook worden gebruikt om de inschrijving van werknemers te registreren of het controleren van administratieve processen binnen het bedrijf.
De lezer gebruikt een camera of optische sensor om het beeld van de code vast te leggen. Herkenningssoftware vertaalt vervolgens de zwart-witte patronen (de kleine vierkantjes van de QR) in leesbare gegevens, zoals een webadres, tekst, telefoonnummer of andere gecodeerde informatie.
