Zelfstandigen bereiden zich gedurende 2026 voor op de inwerkingtreding van de facturatieprogrammaregelgeving (RRSIF) of Echt waar, die vanaf volgend jaar zal plaatsvinden. Ten eerste voor belastingbetalers van de vennootschapsbelasting, vanaf 1 januari 2027. En vervolgens voor belastingbetalers van de personenbelasting (IRPF), vanaf 1 juli 2027.
Voor deze verandering, die naar verwachting zal worden doorgevoerd met de mogelijke implementatie van de elektronische factuur (die zijn eigen regelgeving kent), hebben zelfstandigen beslissingen over uw facturering en de implementatie ervan software waarmee te opereren.
Sommige van deze beslissingen kunnen dat wel zijn de kosten van uw activiteit verhogen, zoals uitgelegd aan dit medium door Luis Miguel Larriba, advocaat en specialist in elektronische facturering bij het belasting- en juridische kantoor LRB. Zoals hij uiteenzette: “bijna alle extra kosten die we gaan zien, zijn het gevolg van drie gedragingen: van tevoren kopen, twee keer kopen en kopen wat niet nodig is.” Daarom adviseert de deskundige een plan in vijf fasen.
- Vijffasenplan voor belastingadviseurs om naar Verifactu te verhuizen
Vijffasenplan voor belastingadviseurs om naar Verifactu te verhuizen
Fase 1. Systeeminventarisatie
Het eerste advies van de expert is kosteloos en dat kan later besparingen opleveren Maak een lijst van alles wat in het bedrijf facturen of tickets uitgeeft. “De oefening lijkt triviaal en is dat bijna nooit: het gebruikelijke is om drie of vier systemen te ontdekken waarvan men dacht dat die er waren.” Als voorbeeld noemt hij het rekening houden met:
- Het facturatieprogramma of het ERP.
- Het POS van de box, en elk POS als er meerdere verkooppunten zijn.
- De online winkel of de reserveringsgateway, die vaak een eigen document uitgeeft.
- De mobiele of tabletapplicatie die wordt gebruikt door verkopers of bezorgers.
- Het spreadsheet waarmee facturen worden gemaakt weet het programma niet.
Houd bovendien rekening met het programma waarmee het adviesbureau facturen uitreikt namens de klant: zoals Larriba verduidelijkte: Als de zakenman niet zijn eigen systeem gebruikt, maar de materiële uitgifte delegeert, Degene die hieraan moet voldoen is de adviseur, en de zakenman blijft niet achter ervoor bevrijd van verantwoordelijkheid. “Elk van deze systemen zal zijn eigen verantwoordelijke verklaring nodig hebben. Dat is de ware reikwijdte van het werk, en daarom is deze fase geen formaliteit.”
Fase 2. Vraag schriftelijk of de opleidingen gecertificeerd zijn
Een ander aspect dat de aanklager benadrukt is Vraag het aan bedrijven die factureringsprogramma's maken of verkopen gekozen door zelfstandigen voor de verklaring van verantwoorde conformiteit, waarin wordt verklaard dat deze programma's voldoen aan de noodzakelijke eisen en garanties.
Hoewel het geen verplichting van de belastingbetaler is, is het wel een verplichting van de programmafabrikant. Normaal gesproken “valt dit buiten het gebruikelijke gesprek tussen adviseur en klant, dat draait om deadlines en wat er moet worden geïnstalleerd”, merkt Larriba op. En toch, zoals hij oordeelde, “is het het middelpunt”, omdat het het enige document is dat bewijst dat een programma aan de eisen voldoet. Dit komt omdat de gebruiker verantwoordelijk is voor het ontbreken van een gecertificeerd programma.
De verklaring van verantwoordelijke conformiteit is een document geregeld in artikel 13 van Koninklijk Besluit 1007/2023 en ontwikkeld in besluit HAC/1177/2024, waarmee de producent van het computerfacturatiesysteem, onder zijn eigen verantwoordelijkheid, certificeert dat dit programma en die specifieke versie voldoen aan de vereisten van de Algemene Belastingwet (artikel 29) en de regelgeving.
Bovendien, zoals Larriba verduidelijkte, “Er is geen goedkeuring van de AEAT. Er is geen officiële lijst met goedgekeurde programma's, er is geen zegel, er is geen openbaar register, er is geen autorisatienummer. Het enige dat bestaat, is de eigen verklaring van de fabrikant. De reclame voor “software goedgekeurd door het ministerie van Financiën” of “goedgekeurde POS” maakt gebruik van een commerciële claim die met geen enkel juridisch figuur overeenkomt.”
In die zin is de deskundige beveelt aan vraag naar de versieverantwoordelijkeverklaring te installeren, met de bijbehorende datum. maar ook verduidelijken Welke kosten zullen dit vanaf het eerste moment met zich meebrengen?actualisering of aanpassing van het programma. “Als een leverancier in augustus 2026 niet weet hoe hij moet antwoorden wanneer zijn aangepaste versie beschikbaar zal zijn, of als de verandering kosten met zich meebrengt, zou dit een sleutelfactor moeten zijn bij de beslissing.”
Fase 3. Kies de modaliteit voordat u iets ondertekent
De regeling biedt twee paden: de Verifactu-modaliteit, die dezelfde naam krijgt als de regeling en die de administratie rechtstreeks naar de Belastingdienst (AEAT) stuurt, en de records met facturatieprogramma's die de records niet verzenden. Hier, zoals Larriva waarschuwde, “de prijs en de eisen zijn niet hetzelfde”, is nog een beslissing waarmee de zelfstandige rekening moet houden.
In beide gevallen De facturen zijn voorzien van een QR-code, maar alleen die uitgegeven onder de eerste modaliteit zullen ook de Verifactu-versie bevatten.
Fase 4. Kies het moment van verandering goed
In dit geval adviseerde de officier van justitie, als het een bedrijf betreft, migreren die samenvalt met het einde van het boekjaar, op 1 januari 2027, en niet midden in het jaar: de factuurnummering en de keten van records beginnen schoon en de oefening is niet verdeeld over twee systemen.
Als je zelfstandige bent, met een deadline tot 1 juli 2027, is het de moeite waard waardeer ook 1 januari om dezelfde reden. “Als je ervoor kiest om je te haasten, doe het dan op 1 juli Nu het kwartaal net gesloten is, nooit midden in de looptijd.”
In aanvulling, Hij adviseerde om in ieder geval niet in het hoogseizoen te migreren. “In een seizoensbedrijf, zoals bijvoorbeeld het toerisme, is het veranderen van het factureringssysteem in juli een garantie voor het probleem.”
Fase 5. Test met echt volume vóór de datum
Ten slotte stelde Larriba voor een maand lang testen uitvoeren met echte operaties, niet met voorbeeldfacturen. “Wat je moet check in sectoren als horeca en commercie Het gaat om de transmissiesnelheid op piekmomenten, het gedrag bij uitval van de verbinding, de terugbetalingen en correctiefacturen en dat het kamerpersoneel weet wat ze moeten doen als er iets misgaat.” In een professioneel kantoor volstaat het om de nummering en de rectificaties te controleren.
Aanvullend, om niet meer uit te geven, aanbevolen, rekening houdend met de volgende richtlijnen:
- Als er een lopend onderhoudscontract is, is de aanpassing meestal inbegrepen. De verordening voorziet uitdrukkelijk in het aanpassen van systemen waarvoor meerjarige onderhoudscontracten gelden, binnen de algemene termijnen. Voordat u een offerte voor een “Verifactu-module” aanvaardde, heeft u overwogen schriftelijk te vragen of de aanpassing al dan niet onder het reeds betaalde contract valt.
- Verleng geen meerjarige licenties en koop geen nieuwe POS zonder schriftelijke garantie. “Een terminal die vandaag wordt gekocht zonder een verantwoorde verklaring of zonder een ondertekende versie- en datumverklaring, kan in 2027 worden gesloopt. Het is de meest waarschijnlijke nutteloze uitgave in de komende maanden.”
- Onthoud dat Er is geen dergelijke specifieke goedkeuring van de AEAT.
- Reduceer het aantal systemen. Elk extra systeem is weer een verantwoordelijke verklaring, een versie die moet worden onderhouden en weer een punt waarop het kan mislukken. Veel bedrijven kunnen van drie systemen naar één overstappen, en daar zijn reële en permanente besparingen te realiseren.
- Beoordeel de gratis toepassing van de AEAT, weten wat het biedt. “Het is beschikbaar sinds oktober 2025, het is gratis, er is geen limiet op het aantal facturen en het werkt met Cl@ve of een elektronisch certificaat”, aldus hij. Toch is het ook de moeite waard om rekening te houden met de beperkingen ervan, die Larriba uiteenzette:
- Het staat niet toe dat vereenvoudigde facturen, dat wil zeggen tickets, worden uitgegeven. Dit zou het onbruikbaar kunnen maken voor bedrijven in sectoren als horeca en detailhandel, schatte hij in.
- Het ondersteunt bepaalde speciale BTW-regimes of facturen met meerdere ontvangers niet.
- Het exporteert de gegevens niet naar een ander systeem, dus het dwingt je om binnen de applicatie te werken.
- Het werkt heel goed voor de professional die een paar nominatieve facturen per maand uitreikt; Het is niet nuttig voor degenen die een ERP hebben, noch voor degenen die van het ticket leven.
