- Beheer van leveranciersfacturen geïntegreerd in software
- Het maken van offertes en bestellingen voor klanten
Zelfstandigen en kleine en middelgrote ondernemingen delegeren al bepaalde functies aan zogenaamde zelfstandige agenten, wat zich uit in het uitvoeren van duidelijke en repetitieve taken. Zoals gebeurt met het beheren van facturen of het voorbereiden van aanbiedingen en bestellingen op basis van de e-mails die klanten naar het bedrijf sturen.
Zoals adviesbureau Arbentia opmerkt, richten deze agenten zich op automatisering van operationele taken voorbij geïsoleerde piloten. Ondanks dat de integratie van kunstmatige intelligentie langzamer vordert dan de markt verwacht.
Volgens Eduardo Aramburu, leider in de kunstmatige intelligentie (AI)-praktijk van het adviesbureau, zijn er, hoewel kleine en middelgrote bedrijven AI blijven testen, nog steeds weinig gevallen waarin de tool is geïmplementeerd in “voldoende duidelijke, herhaalbare en winstgevende” processen. zodat dit een brede implementatie in het bedrijf mogelijk maakt.
Echter, Ja, er zijn bedrijven die autonome agenten rechtstreeks in hun managementtools beginnen te integreren, zodat ze bepaalde taken kunnen uitvoeren. “Wat je nu begint te zien is dat grote technologieleveranciers autonome agenten rechtstreeks integreren in de managementtools die bedrijven al gebruiken. Dit vergemakkelijkt de massale adoptie ervan, door middel van zeer specifieke taken die, onder menselijk toezicht, binnen de gebruikelijke operationele stromen handelen.”
Beheer van leveranciersfacturen geïntegreerd in software
Een van de eerste processen waarbij deze tool is geïntroduceerd, is het beheer van leveranciersfacturen. In de meeste bedrijven komen facturen nog steeds per e-mail binnen via bijgevoegde documenten, die moeten worden verwerkt voordat de informatie in het boekhoudsysteem wordt opgenomen.
Momenteel functioneert de agent in bedrijven die de agent al integreren binnen het managementsysteem en handhaaft hij een gedefinieerde stroom van taken. Het bewaakt bijvoorbeeld de mailbox voor facturen en detecteert de invoer van nieuwe facturen e-mailsen zoekt naar geldige documenten, waarbij de rest wordt weggegooid.
Op deze manier haalt het de nodige informatie uit de documenten om de belangrijkste gegevens van de factuur te verstrekken, de leveranciers te identificeren en deze informatie te kruisen met de gegevens die al in de facturatiesoftware zijn opgeslagen. Daarmee, stelt de boekhoudkundige rekeningen voor en genereert een concept van de factuur in het systeem.
Het proces stopt dan op dat punt, zodat het financiële team de informatie kan beoordelen voordat de conceptgegevens worden bevestigd. Het personeel valideert de gegevens, corrigeert eventuele fouten en beslist of de factuur wel of niet wordt geregistreerd. Dit elimineert de noodzaak om handmatige informatie in te voeren, het menselijke team alleen achterlatend om het resultaat te controleren en er toezicht op te houden en op zijn beurt het in stand houden van de stroom van het proces binnen het werksysteem.
Het maken van offertes en bestellingen voor klanten
Op dezelfde manier implementeren bedrijven dit soort agenten ook volledig op commercieel gebied of in de omgang met klanten. In dit geval verwerken ze informatie uit verzoeken die per e-mail van klanten binnenkomen, om budgetaanvragen, beschikbaarheidsaanvragen of orderwijzigingen uit te kunnen voeren.
Deze informatie komt vaak per e-mail binnen zonder een duidelijke structuur, hetzij in de hoofdtekst van het bericht zelf, hetzij in bijgevoegde documenten. Daarom monitort deze AI-tool de inbox om de afzenders te identificeren en de inhoud van de e-mails en de eventuele bijgevoegde documenten te analyseren.
Met deze informatie, kan de verkregen gegevens interpreteren (hoeveelheden, producten en omstandigheden) en de gegevens vergelijken met de informatie die beschikbaar is in de software bedrijfsfacturering. Op deze manier kan zij een gestructureerd voorstel opstellen dat beantwoordt aan de behoeften van de vraag van de klant, zowel als offerte als als bestelling.
Het proces stopt opnieuw bij het controlepunt, voor het verkoopteam om het door de AI-agent opgestelde voorstel te beoordelen, om de nodige aspecten aan te passen en te beslissen of ze doorgaan met de volgende stap. In het laatste geval stuurt het systeem de documentatie naar de klant en voert de daaropvolgende monitoring uit.
In dit verband wijzen deskundigen erop dat de sleutel tot het gebruik van deze hulpmiddelen niet zozeer het zoeken naar de meest geavanceerde technologie is, maar eerder het weten hoe en waarvoor ze moeten worden gebruikt. “Wanneer autonome agenten continu worden ingezet bij taken als het verwerken van facturen of het opstellen van offertes en “Ze worden onderdeel van de normale werking van het bedrijf, dan begint adoptie echt te werken,” merkte Aramburu op.
