- Vallen Excel en Word buiten het toepassingsgebied van Verifactu voor het ministerie van Financiën?
- Kan Excel of Word worden beschouwd als 'software voor tweeërlei gebruik'?
Een recente vraag van de Directoraat-generaal Belastingen (in het bijzonder DGT V2045-25) verduidelijkt wat er zal gebeuren met de zelfstandigen die Zij maken hun facturen op met algemeen gebruikte programma's of applicaties, zoals Excel en Word, in lijn met de criteria die de Schatkist vorig jaar al aan dit medium bevestigde.
Deze instrumenten, die nog steeds door veel zelfstandigen worden gebruikt, Ze kunnen obstakels of complicaties opleveren als ze worden gebruikt om elektronisch te factureren. wanneer de factureringsprogrammaregels of Verifactu (RRSIF) van kracht worden.
Vooral de nieuwe facturatieprogramma's die zelfstandigen gebruiken zullen hieraan moeten voldoen strenge eisen voor integriteit, bewaring, toegankelijkheid, leesbaarheid, traceerbaarheid en onveranderbaarheid van de uitgegeven documenten, om manipulaties of wijzigingen te voorkomen. Wat voor grotere lasten zou kunnen zorgen ondanks het gebruik ervan aantonen dat de regelgeving wordt nageleefd.
Ook al werd de verplichting om te voldoen aan de facturatieprogrammaregels eind vorig jaar uitgesteld tot 2027 (voor zowel zelfstandigen als bedrijven), zelfstandigen Zij moeten zich voorbereiden op de definitieve implementatie vanaf volgend jaar.
In die zin wordt volgens schattingen van de Belastingdienst verwacht dat de verplichting om te voldoen aan de RRSIF of Verifactu treft 2,5 miljoen zelfstandigen en 2,1 miljoen bedrijven in ons land, die volgend jaar aan alle eisen moeten voldoen om te kunnen blijven factureren.
Zullen freelancers Excel en Word kunnen blijven gebruiken als Verifactu arriveert?
In het overleg hebben een zelfstandig jurist en belasting- en arbeidsadviseur maakt uw facturen uit met programma's als Word en Excel. Deze steunen worden gebruikt als “louter sjablonen” voor het opstellen en archiveren van facturen.
Neem vervolgens de gegevens van elke factuur en Je voert ze handmatig in in een boekhoudprogramma van waaruit je de boekhouding beheert en de verplichte registratieboekjes voor zelfstandige activiteiten. Stuur daarom de volgende vragen naar de DGT:
- Ten eerste, als deze facturatieprocedure buiten het toepassingsgebied valt van de Verordening goedgekeurd bij Koninklijk Besluit 1007/2023 (RSIF);
- Ten tweede, of het gebruik van Word of Excel onder deze omstandigheden kan worden beschouwd als een “programma voor tweeërlei gebruik” in de zin van art. 29.2.j) van Wet 58/2003 (LGT), met het daaruit voortvloeiende risico van inbreuk voorzien in art. 201 bis van dezelfde norm.
Zoals de DGT in dit verband uitlegt, regelt de regulering van facturatieprogramma’s of Verifactu (Koninklijk Besluit 1007/2023) de eisen waaraan facturatieprogramma’s en -systemen moeten voldoen, wat gevolgen heeft voor zelfstandigen die economische activiteiten uitoefenen en de personenbelasting betalen, wat gevolgen heeft voor de adviseur.
Deze standaard specificeert niet de specifieke middelen die moeten worden gebruikt voor de facturering zelf, maar eerder de technische en operationele vereisten waaraan ze moeten voldoen om als geldige of legale factureringssystemen te kunnen worden gebruikt.
In die zin verduidelijkt Tributos dat het administratieve criterium is maakt onderscheid tussen handmatige facturering –zoals gebeurt met handgeschreven facturen–, wat buiten het toepassingsgebied van de verordening zou vallen, en het gebruik van computerhulpmiddelen die de invoer, bewaring en verwerking van factuurgegevens mogelijk maken.
Verifactu kan in bepaalde gevallen invloed hebben op Word en Excel
Als gevolg van deze differentiatie “Er kan niet automatisch worden gesteld dat het gebruik van spreadsheets of tekstverwerkers is uitgesloten van de Verordening”aangezien deze digitale hulpmiddelen op basis van deze beschrijvingen functionaliteiten kunnen hebben die ze, volgens de standaard, omzetten in geautomatiseerde factureringssystemen.
Dat wil zeggen dat het mogelijk is dat deze toepassingen worden gebruikt onder de parameters die zijn vastgelegd en vereist in de regelgeving, en dat het niet mogelijk is om het gebruik ervan te discrimineren op grond van niet-naleving. Echter, Het uiteindelijke antwoord zal afhangen van de vraag of Excel en Word:
- Zij staan toe gestructureerde verwerkings- en bewaarfuncties voor factuurgegevens, volgens de vereisten van de regelgeving.
- Ze worden in de dagelijkse praktijk gebruikt bij operaties die Ze voldoen niet aan de regelgeving en garanderen niet, onder deze voorwaarden, de integriteit van factuurgegevens.
Zoals de DGT opmerkt, is het gebruik van Word of Excel voor het uitreiken van facturen “niet automatisch uitgesloten” van de toepassing van het KB, maar dit criterium “zal afhangen van de vraag of genoemde hulpmiddelen materieel fungeren als geautomatiseerde factureringssystemen in overeenstemming met de wettelijke definitie en of ze eraan voldoen de vastgestelde technische vereisten.
Kan Excel of Word worden beschouwd als 'software voor tweeërlei gebruik'?
Bovendien herinnert het agentschap eraan dat “de uiteindelijke overweging” van tools zoals Excel of Word als programma’s voor tweeërlei gebruik en het opleggen van sancties in overleg met de administratie zullen gebeuren. Het zal naar eigen goeddunken analyseren of er sprake is van niet-naleving of misdaden bij het gebruik van deze applicaties.
Deze aannames “Ze kunnen alleen gewaardeerd worden na een specifieke analyse door de bevoegde belastingdienst, en er kan in dit verband geen algemene en abstracte conclusie worden getrokken.”
Het is de moeite waard eraan te denken dat artikel 201 bis van de Algemene Belastingwet het vervaardigen, op de markt brengen of bezitten van programma's die het mogelijk maken B- of parallelle boekhouding uit te voeren als een ernstige overtreding classificeert; handelingen achterwege laten of wijzigen of die niet voldoen aan de specifieke technische vereisten die de integriteit van de facturatiegegevens garanderen.
In dit verband stelt Tributos dat de sancties die aan dit gedrag zijn gekoppeld “bijzonder streng zijn, wat blijkt de relevantie die de wetgever toekent aan de strijd tegen de zogenaamde ‘software dubbel gebruik. Hoewel het in ieder geval Het is niet aan de instantie om in elk specifiek geval vast te stellen of er sprake is van een belastingovertreding. Dit is de verantwoordelijkheid van de belastinghandhavingsinstanties.
Om deze reden voegt hij eraan toe dat “standaardtools zoals Word of Excel in het algemeen niet specifiek zijn ontworpen om boekhoud- of factureringsgegevens te verbergen of te manipuleren, hoewel Het gebruik ervan moet worden geanalyseerd op basis van de specifieke omstandigheden en de effectieve naleving van wettelijke vereisten.”
