- De digitale kloof verschuift nu naar het belastingbeheer van kleine bedrijven
- Handmatige processen vergroten het aantal fouten en kunnen inhoudingen verbergen
- Deze oplossingen kunnen ook periodieke beoordelingen vergemakkelijken
De meerderheid van de Spaanse kmo’s is van mening dat ze al gedigitaliseerd zijn, maar Slechts één op de tien maakt gebruik van geavanceerde technologieën, volgens de Digitaliseringsbarometer van het Spaanse MKB geciteerd door Quantax. De kloof ontstaat wanneer kleine bedrijven hun facturering en boekhouding moeten aanpassen aan Verifactu, de toekomstige verplichte elektronische factuur en steeds meer geautomatiseerde belastingcontrole.
Hoewel 79% van de bedrijven denkt dat ze hun digitale transformatie hebben voltooid, slechts 23% maakt gebruik van cloudoplossingen voor boekhouding en facturering; terwijl 52% nog steeds informatie op fysieke servers opslaat. Veel bedrijven blijven werken met spreadsheets, pdf-documenten en facturen die per e-mail worden verzonden; systemen die het risico op fouten vergroten naarmate het ministerie van Financiën steeds meer gegevens ontvangt en controleert.
De implementatie van deze nieuwe systemen vereist dat facturen, ondersteunende documenten en boekhoudkundige gegevens zijn beter georganiseerd en is snel raadpleegbaar. Een verspreid management kan het moeilijk maken om incidenten te corrigeren, inhoudingen toe te passen of te reageren op een verzoek van de Belastingdienst.
De digitale kloof verschuift nu naar het belastingbeheer van kleine bedrijven
De afgelopen jaren hebben veel kleine en middelgrote bedrijven de digitalisering geïdentificeerd een website hebben, online verkopen, gebruik sociale netwerken of integreer tools voor klantenservice. Door de opkomst van de elektronische administratie verschuift de druk echter naar boekhouding, facturering en het bewaren van belastingdocumentatie.
De Belastingdienst heeft de systemen die dit mogelijk maken geleidelijk versterkt informatie sneller ontvangen, ordenen en vergelijken, zodat fouten eerder kunnen worden ontdekt en na de deadline moeilijker te corrigeren zijn. Voor kleine bedrijven bemoeilijkt het blijven vertrouwen op handmatige processen het lokaliseren van documenten en het verifiëren van opgegeven gegevens.
“Tot op de dag van vandaag ontvangen wij nog steeds veel klanten waar de processen op gebaseerd zijn beheer de belastingen via spreadsheets, PDF of het versturen van facturen per e-mail”, legt Álvaro Pascual, CEO en mede-oprichter van Quantax uit. Volgens deze expert zijn het methoden die duidelijk onvoldoende om aan de belastingwetgeving te voldoen op weg naar geautomatiseerde processen.
Het probleem zit niet alleen in het gebruik van oude programma's, maar ook in het gebruik ervan houd informatie verdeeld tussen e-mails, mappen, apparatuur en toepassingen die niet met elkaar communiceren. Deze fragmentatie dwingt tot reconstructie van operaties, kost tijd en vergroot de kans op het presenteren van onvolledige of onsamenhangende gegevens.
Handmatige processen vergroten het aantal fouten en kunnen inhoudingen verbergen
Het gebrek aan automatisering kan een bedrijf veroorzaken een handeling dupliceren, een factuur overslaan, een belastingtarief onjuist toepassen of bewijsstukken niet goed bewaren. Het kan er ook voor zorgen dat bepaalde inhoudingen, fiscale stimuleringsmaatregelen of aftrekbare kosten onopgemerkt blijven tijdens het opstellen van de aangiften.
Het risico neemt toe wanneer meerdere mensen omgaan met verschillende documenten en het adviesbureau ontvangt de informatie enkele dagen vóór de overeenkomstige belastingvervaldatum.
Quantax beweert dat hulpmiddelen voor kunstmatige intelligentie dat wel kunnen grote hoeveelheden informatie analyseren en waarschuwen mogelijke inconsistenties voordat u belastingaangifte doet. De doeltreffendheid ervan hangt echter af van de mate waarin de gegevens compleet, geclassificeerd en beschikbaar zijn, zonder dat de hele boekhouding vooraf opnieuw hoeft te worden gedaan.
Deze oplossingen kunnen ook periodieke beoordelingen vergemakkelijken
Deze oplossingen kunnen ook periodieke beoordelingen vergemakkelijken, hoewel ze het professionele oordeel niet kunnen vervangen en ook geen eerdere gebrekkige documentatie kunnen corrigeren.
“Er zijn enkele gevallen waarin de fiscale situatie al correct is gepland en veel gevallen waarin de technologie dat wel is aftrekposten, prikkels of fouten detecteert die onopgemerkt bleven”, zei Francisco de las Heras, financieel directeur en mede-oprichter van het bedrijf. De verkregen besparing of correctie is afhankelijk van de specifieke situatie van elk bedrijf. De las Heras gaf aan dat de verbetering zowel kan bestaan uit het vermijden van een fout als uit het lokaliseren van een niet toegepast belastingvoordeel.
Voor een zelfstandige of een klein bedrijf betekent het digitaliseren van het belastingbeheer niet noodzakelijkerwijs dat vanaf het begin complexe tools moeten worden geïntegreerd of dat alle systemen moeten worden vervangen. De eerste stap bestaat uit facturen en kwitanties centraliseren, gemeenschappelijke archiveringscriteria vaststellen, bepalen wie welke gegevens invoert en stemmen de procedure af met het adviesbureau.
Zodra de informatie is georganiseerd, kan het bedrijf beoordelen welke taken moeten worden geautomatiseerd en welke controles moeten worden gehandhaafd voordat elke aangifte wordt verzonden.
