De nieuwe Elektronisch administratief controledocument (DeCA) Het is nu verplicht voor nationaal goederenvervoer over de weg en cabotage in Spanje. Sterker nog, sinds 5 oktober vorig jaar moeten vervoerders ervoor zorgen dat de documentatie voor elke dienst voldoet aan de digitale eisen die het Ministerie van Verkeer en Waterstaat heeft opgesteld.
Niet-naleving kan dussancties dragen van honderden euro’s en, in de ernstigste gevallen, den tot 6.000 euro.
De wijziging bestaat niet uit het creëren van een nieuw document, maar uit het verplicht stellen van het elektronische formaat voor reeds bestaande documentatie. Voor zelfstandigen in de transportsector, weet het Welke gegevens moeten worden opgenomen, hoe deze worden gepresenteerd en welke fouten kan leiden tot een sanctie, is het essentieel om problemen tijdens controles te voorkomen.
En volgens de Nationale Federatie van Transportverenigingen van Spanje (Fenadismer) ook enkele technische storingen.
Sinds 5 oktober is DeCA verplicht: wat verandert er voor vervoerders
De verplichting komt voort uit Wet 9/2025 inzake Duurzame Mobiliteit, waarin werd vastgelegd dat het administratieve controledocument voor het openbaar vervoer van goederen over de weg moest worden digitaal 10 maanden na de inwerkingtreding ervan.
Zo specificeert de resolutie van 5 juni 2026, gepubliceerd in de Staatscourant, de kenmerken waaraan zowel het document als de computersystemen die worden gebruikt om het te genereren moeten voldoen:
De DeCA accrediteert de essentiële gegevens van een transportoperatie, zoals wie de dienst contracteert, welk bedrijf deze uitvoert, wat de herkomst en bestemming van de goederen is en welke vracht wordt vervoerd. De documentatie moet beschikbaar zijn zodat de inspectiediensten deze tijdens controles langs de weg kunnen controleren.
Maar de belangrijkste nieuwigheid is ook dat het niet langer voldoende is om het traditionele document op papier af te ronden. De DeCA moet digitaal gegenereerd worden uit gestructureerde data en aan bepaalde voorwaarden voldoen specifieke technische omstandigheden.
Aan welke eisen moet het digitale document voldoen?
De resolutie stelt een aantal voorwaarden vast waar vervoerders en verladers rekening mee moeten houden:
-
PDF-formaat: Het elektronische document mag niet groter zijn dan 5 MB.
-
Digitale generatie: Het moet worden gemaakt op basis van gegevens die in een computerapplicatie zijn ingevoerd. Het is niet geldig om het papieren document eenvoudigweg te scannen of te fotograferen.
-
QR-code: De PDF moet een code bevatten die toegang geeft tot het specifieke webadres waar het document beschikbaar is.
-
Beschikbaarheid tijdens controles: Het systeem moet het mogelijk maken dat het document op verzoek van agenten kan worden geraadpleegd of gedownload.
-
Generatie vóór service: de DeCA moet worden aangemaakt voordat het transport daadwerkelijk begint.
-
Behoud: de contractuele afzender en de feitelijke vervoerder moeten de documenten minimaal één jaar bewaren.
Bovendien moet de chauffeur ook over een kopie beschikken voordat hij met de dienst begint. En de regelgeving staat toe dat het op een elektronisch apparaat wordt weergegeven of op papier wordt afgedrukt, maar in beide gevallen moet het de QR-code bevatten. Daarom, en dit is belangrijk, de verplichting om een digitaal document te gebruiken Het betekent niet dat de bestuurder noodzakelijkerwijs een mobiele telefoon of tablet bij zich moet hebben om deze te kunnen presenteren.
Welke boetes kunnen zelfstandigen krijgen voor het overtreden van de regels?
Een ander belangrijk punt, zoals uitgelegd in Fenadismer, is dat de Land Transport Management Law (LOTT) rekening houdt met sancties bij niet-naleving gerelateerd aan verplichte documentatie. Het bedrag is afhankelijk van de gedraging en uw bestuurlijke kwalificatie.
Onder de overtredingen die van invloed kunnen zijn op vervoerders zijn: het vereiste document niet hebben, de documentatie niet naar behoren hebben ingevuld of niet voldoen aan de vereisten waarmee de dienst correct kan worden geaccrediteerd. Ernstige overtredingen kunnen worden bestraft met boetes van tussen de 401 en 600 euro.
Maar de situatie zou ernstiger zijn als verplichte documentatie vervalsen. In deze gevallen kan de overtreding als zeer ernstig worden aangemerkt en kan de boete oplopen tot 6.000 euro. Bovendien kan recidive bij bepaalde zeer ernstige overtredingen de straf verhogen tot maximaal 18.000 euro.
Fenadismer hekelt sancties voor technische storingen bij inspecties
De toepassing van het nieuwe systeem heeft echter de eerste kritiek uit de sector uitgelokt. Sterker nog, op 8 oktober waarschuwde Fenadismer voor problemen met het lezen van QR-codes tijdens controles langs de weg. Volgens de federatie zou een deel van de storingen te maken hebben met de apparaten die door inspectieagenten worden gebruikt en niet met de documenten die door de transportbedrijven zijn gegenereerd.
En de organisatie hekelde ook dat bepaalde verladers externe vervoerders dwingen hun eigen digitale platforms te gebruiken, zelfs als ze al over systemen beschikken om de DeCA te genereren. Volgens Fenadismer kunnen deze praktijken chauffeurs dwingen zich in verschillende applicaties te registreren, informatie te bekijken en uit te voeren extra administratieve taken voordat de service kan beginnen of voltooien.
Een paar dagen later hekelde de federatie opnieuw het opleggen van sancties die hij oneerlijk acht. Hij verzekert dat sommige vervoerders boetes hebben gekregen van meer dan 400 euro, ondanks het bij zich hebben van het document en de QR-code die de verlader hen had verstrekt. Het probleem doet zich, afhankelijk van uw versie, voor wanneer agenten toegang proberen te krijgen tot de repository en het document niet beschikbaar is of wanneer het systeem een foutmelding retourneert.
En juist om deze reden heeft Fenadismer geëist dat het ministerie van Verkeer en Waterstaat de getroffen dossiers lamlegt en dat, zolang de incidenten voortduren, prioriteit wordt gegeven. informatief en adviserend werk op het gebied van controles.
Wie is verantwoordelijk als het document mislukt of fouten bevat?
Een van de meest relevante vragen voor zelfstandigen is Wat gebeurt er als het probleem niet rechtstreeks van de bestuurder afhangt. Omdat de resolutie zowel de contractuele verzender als de feitelijke vervoerder verplichtingen oplegt met betrekking tot het genereren en bewaren van het document. Bovendien moet de chauffeur vóór aanvang van de dienst een kopie ontvangen en deze aan boord meenemen om op verzoek te kunnen presenteren.
Daarom moeten professionals vóór vertrek controleren of ze de juiste middelen hebben overeenkomstige DeCA, dat de PDF de QR-code bevat en dat hierdoor toegang tot het document mogelijk is. Het is ook een goed idee om bij de uploader na te vragen wie het bestand genereert en hoe het aan het stuurprogramma wordt verstrekt, vooral als u verschillende platforms gebruikt.
In die zin kan, indien tijdens een inspectie a leesfout, Het is belangrijk om het ontvangen document en het bewijs dat het is gegenereerd en verstrekt te bewaren voordat met het transport wordt begonnen. Deze documentatie kan nuttig zijn om uit te leggen wat er is gebeurd en, als een sanctieprocedure wordt gestart, de verdedigingsmogelijkheden te beoordelen.
Maar de waarheid is dat volgens Fenadismer het bestaan van een technisch probleem op zich geen garantie biedt dat de boete nietig wordt verklaard: er zal gekeken moeten worden naar de specifieke omstandigheden en het uitgevaardigde besluit.
