De Schatkist kan een zelfstandige toestaan 50% van de BTW af te trekken die hij betaalt bij de aankoop van een auto en later de overeenkomstige betaling voor benzine, reparatie of tol volledig afwijzen. Het voor het voertuig erkende percentage dekt niet automatisch alle kosten die het met zich meebrengt.
Dit heeft de Algemene Directie Belastingen herhaald in het bindend overleg V1450-26 van 9 juni. Elke factuur moet afzonderlijk worden geanalyseerd en verband houden met de werkzaamheden. Als de professional dat verband niet kan aantonen, De Belastingdienst zou de aftrek kunnen afschaffen, ook al heeft zij al aanvaard dat de auto gedeeltelijk voor de activiteit wordt gebruikt.
“Het feit dat de Schatkist een aftrek van 50% op de aankoop aanvaardt, betekent niet dat alle daarmee verband houdende kosten automatisch aftrekbaar zijn.”, legde María Orea, belastingadviseur en oprichter van tuplanfiscal.com, uit aan deze krant.
Dit betekent niet dat alle zzp’ers die dat percentage al jaren hanteren, het fout hebben gedaan. Echter, Ze moeten elke uitgave kunnen verdedigen met facturen en ander bewijsmateriaal waarmee het verband kan houden met een professionele reis.
De 50% die voor de auto wordt toegekend, gaat niet over op benzine en reparaties
De raadpleging startte vanuit de casus van een bedrijf dat zich toelegt op reclame in de automobielsector. Na verificatie had de Schatkist het professionele gebruik van haar voertuigen op 50% vastgesteld, omdat het bedrijf geen ander percentage kon bewijzen. De vraag was of datzelfde aandeel ook toegepast zou kunnen worden tanken, reparaties, inspecties en andere bijkomende kosten.
Belastingen maakten een onderscheid tussen de BTW die werd betaald bij de aankoop van de auto en de BTW die overeenkwam met het gebruik en het onderhoud ervan. In de woorden van Orea: Deze uitbetalingen “moeten geïndividualiseerd worden” rekening houdend met het feitelijke gebruik dat ervan wordt gemaakt.
Daarom zou de Belastingdienst verschillende resultaten kunnen vaststellen:
- Geef 50% van de voorbelasting toe bij aankoop van het voertuig.
- Accepteer een uitgave geheel of gedeeltelijk gerelateerd aan werk.
- Een tankbeurt of reparatie weigeren zonder geaccrediteerde connectie met de activiteit.
Orea gaf als voorbeeld een voertuig dat in het weekend werd gebruikt om met vrienden te gaan eten. Als de chauffeur tijdens die rit tankt, de brandstof reageert op een bepaalde verplaatsing, al wordt de auto meestal ook voor werk gebruikt. In dat geval, zo benadrukte hij, “is dat benzinekaartje niet aftrekbaar.”
Dat we altijd 50% hebben afgetrokken, betekent niet noodzakelijkerwijs dat het verkeerd is
Het overleg impliceert ook niet dat alle professionals die dat percentage op benzine of reparaties hebben afgetrokken, dit moeten teruggeven. “Het betekent niet automatisch dat ze het verkeerd hebben gedaan. Als zij kunnen aantonen dat die kosten in verband met de activiteit zijn gemaakt, kan die 50% verdedigbaar zijn'Orea verduidelijkte.
De adviseur adviseerde om de nog niet verstreken termijnen, doorgaans de laatste 4 jaar, te herzien om:
- Zoek uitgaven wiens professionele connectie bespreekbaar is.
- Facturen en betalingsbewijzen herstellen.
- Verzamel het bewijsmateriaal van de gemaakte reizen.
Als de Schatkist een verificatie initieert en de inhoudingen afwijst, zou de betaling van de daaruit voortvloeiende vergoeding vereisen en zou een boete kunnen worden opgelegd over dat bedrag berekend. Volgens Orea zou het vrijwillig corrigeren van uitgaven die niet kunnen worden gerechtvaardigd minder belastende economische gevolgen hebben dan wachten tot de Belastingdienst ze regulariseert.
Zelfstandigen moeten het professionele gebruik van elke uitgave aantonen
Uit een benzinerekening blijkt dat er getankt is, maar wordt niet uitgelegd waarvoor de brandstof is gebruikt. Om de BTW af te trekken, moet de zelfstandige deze uitbetaling ook kunnen relateren aan een verplaatsing gemaakt voor zijn activiteit.
De last van het verstrekken van dit bewijsmateriaal ligt bij de professional. Daarom kan het bewaren van alleen de factuur van de werkplaats, parkeerplaats of tankstation onvoldoende zijn als de Schatkist vragen stelt de arbeidsbestemming van de kosten.
Zoals Orea uitlegde, is het raadzaam om “factuur en kaartbetalingsoverzicht“, naast andere documenten waarmee we de reden van de reis kunnen reconstrueren. Tot de nuttigste ondersteunende documenten behoren:
- De volledige factuur afgegeven op naam van de zelfstandige.
- De banktransactie of het betalingsbewijs.
- E-mails en telefoontjes van ontmoetingen met klanten.
- Budgetten, bestellingen of werkonderdelen verwant.
- Een registratie van reizen, data en afgelegde kilometers.
- Parkeer- en tolbonnen gebruikt tijdens de reis.
Het kaartafschrift vervangt niet de factuur en het is ook niet verplicht om op deze manier te betalen, maar zorgt voor traceerbaarheid en versterkt de hoeveelheid bewijsmateriaal. Orea benadrukte ook de “e-mails of documentatie waarmee de datum en plaats in verband kunnen worden gebracht met een professionele reis”, zoals de oproep voor een bijeenkomst buiten de gebruikelijke vestiging.
Een brandstofrekening wordt bijvoorbeeld sterker als deze samenvalt met een tol, een parkeerplaats en een e-mail waarin een commercieel bezoek op een andere locatie wordt bevestigd. Geen van deze documenten hoeft op zichzelf doorslaggevend te zijn, maar samen stellen ze ons in staat om het te bewijzen wanneer de reis plaatsvond, wat de bestemming was en waarom deze verband hield met het bedrijf.
Er bestaat geen gesloten lijst met geldige rechtvaardigingen. “De regelgeving staat elk bewijsmiddel toe dat dit rechtvaardigt.“, herinnerde de belastingadviseur zich. De sleutel is dat de documentatie coherent is en het mogelijk maakt dat de uitbetaling wordt gekoppeld aan het verkrijgen van inkomsten.
Daarom moeten zelfstandigen bij elke factuur bewijsstukken meesturen en niet wachten op een verzoek. Hoe moeilijker het is om de verschuiving te reconstrueren, hoe groter het risico dat het ministerie van Financiën de aftrek zal afwijzen.
Btw en IRPF hanteren verschillende regels voor voertuigkosten
Dezelfde auto kan bij elke belasting verschillend worden behandeld. Door 50% BTW af te trekken, kunt u niet automatisch de helft van de kosten aftrekken in de aangifte Inkomstenbelasting.
“We moeten niet vergeten dat BTW niet hetzelfde is als personenbelasting.“Bij de BTW wordt een impact van 50% op de activiteit verondersteld en, indien goed gerechtvaardigd, kan de vergoeding in die verhouding worden afgetrokken, terwijl deze bij de personenbelasting voor 100% moet worden beïnvloed om de daarmee samenhangende kosten aftrekbaar te maken”, legt Orea uit.
Gedeeltelijk gebruik van toerisme is toegestaan in de BTW wanneer de zelfstandige aantoont dat hij er ook beroepshalve gebruik van maakt. In de personenbelasting daarentegen De algemene regel vereist exclusief gebruik voor de activiteit, met uitzondering van bepaalde uitzonderingen waarin de wet voorziet, zoals die welke van toepassing zijn op taxichauffeurs, transporteurs of handelsagenten.
Het overleg heeft dat ook duidelijk gemaakt Verzekeringspremies zijn vrijgesteld van BTW en vergoedingen en belastingen zijn er niet aan onderworpen. Deze betalingen zijn dus exclusief de eventuele BTW-vergoeding die de beroepsbeoefenaar kan aftrekken. Dit staat er niet aan in de weg dat het bedrag als inkomstenlast wordt aangemerkt als het voertuig aan de gestelde eisen voldoet.
Het advies is om elke belasting afzonderlijk te analyseren en niet automatisch hetzelfde percentage over te dragen. Naast het bijhouden van facturen, Het is raadzaam al het bewijsmateriaal te bewaren die het beroepsgebruik van de auto en de daaraan verbonden kosten bewijzen.
