35% van de zelfstandigen blijft hun tijd op papier registreren, hoewel de Díaz-hervorming dit zou voorkomen

1. Slechts 10% van het MKB en zelfstandigen schrijft zich in via een applicatie
2. Mogelijke voordelen en kosten van het implementeren van een tijdregistratiesysteem
3. Slechts 23% van het MKB gelooft dat digitale registratie hun bedrijfsvoering zal verbeteren

35% van de zelfstandigen en kmo’s blijft de uren van hun werknemers registreren op papier of Excel, hoewel het nieuwe tijdrecord dat de minister van Arbeid, Yolanda Díaz, wil goedkeuren, dit zou verhinderen. Het is een van de belangrijkste conclusies van het ‘TeamSystem Observatory: X-ray and diagnostic of MKB, zelfstandigen en adviesbureaus’, het eerste onafhankelijke rapport dat Ipsos voor TeamSystem heeft opgesteld op basis van 1.200 interviews met bedrijven en adviseurs.

Volgens het rapport van het tijdregistratiesoftwarebedrijf: één op de drie bedrijven doet nog steeds aan tijdcontrole op papier en slechts één 10% van de kleine bedrijven registreert zich via een appzoals de regelgeving zou moeten vereisen.

Het bedrijf TeamSystem legt uit dat het Koninklijk Besluit, waarvan de goedkeuring werd verwacht voor 2025, maar uiteindelijk zal worden uitgesteld tot volgend jaar, de behoefte aan digitale ondersteuning en het verbod op niet-traceerbare methoden.

En het maakt duidelijk dat, hoewel het geen invloed heeft op de maximale duur van de dag, noch op pauzes of overuren, deze nieuwe tijdcontrole via digitale middelen Ja, het moet verificatie mogelijk maken dat de dag wordt gerespecteerd en pauzes, en zorgt ervoor dat werknemers correct worden betaald. Sterker nog, de Arbeidsinspectie kan op afstand toegang krijgen tot bedrijfsapplicaties.

Slechts 10% van het MKB en zelfstandigen schrijft zich in via een applicatie

Uit het onderzoek, dat is uitgevoerd op basis van 1.200 interviews, blijkt dat momenteel slechts 10% van het MKB en de zelfstandigen mobiele applicaties voor tijdregistratie. En het toont een gebrek aan voorbereiding dat de naleving van de norm in gevaar zou brengen, evenals een alarmerend gebrek aan kennis, aangezien 34% het verplichte karakter van digitale registratie negeert en slechts 23% voldoende geïnformeerd is.

Het rapport werpt ook een ernstig probleem op: de laag bewustzijnsniveau bij adviseurs. En feit is dat de meerderheid van de zelfstandigen verzekert dat zij de naleving van de tijdregistratie zullen delegeren aan de manager, maar slechts één op de drie adviseurs is van plan om geïntegreerde digitale klokken aan hun klanten aan te bieden.

Dit is vooral zorgwekkend omdat de nieuwe tijdcontrole niet langer een interne procedure zal zijn, maar een document met juridische waarde essentieel om boetes tot 10.000 euro per werknemer te vermijden in de ernstigste gevallen van manipulatie of vervalsing van gegevens. De sancties zullen worden toegepast op elke betrokken werknemer. Kleine overtredingen – kleine fouten in de administratie – resulteren in boetes tot 750 euro; en ernstige – gebrek aan of onvoldoende registratie – worden bestraft met maximaal 7.500 euro.

De nieuwe tijdregistratie mag in ieder geval niet gezien worden als een sanctiemechanisme. En hoewel boetes voor werknemers alleen zullen worden opgelegd in gevallen van individuele niet-naleving, blijft de hoofdverantwoordelijkheid bij het bedrijf.

Mogelijke voordelen en kosten van het implementeren van een tijdregistratiesysteem

TeamSystem gelooft dat deze technologie dit mogelijk maakt optimaliseer het beheer van de werktijdverminder de juridische risico’s en verbeter de medewerkerstevredenheid dankzij de grotere transparantie en toegankelijkheid van het systeem. Hoewel ja, voor veel bedrijven zal dit extra kosten met zich meebrengen die ze zullen moeten dragen.

Volgens de geraadpleegde deskundigen zou het merendeel van de zelfstandigen en kmo’s zich kunnen aanpassen aan de nieuwe digitale tijdcontrole een jaarlijkse investering van tussen de 400 en 1.000 euro, afhankelijk van de leverancier en het aantal medewerkers.

Een niet te verwaarlozen kostenpost voor veel zelfstandigen en eigenaren van kleine bedrijven, die in het dagelijks leven vaak met water tot aan hun nek door het leven gaan.

Als we het van de positieve kant bekijken, voordelen op de middellange termijn (zoals het vermijden van sancties, het automatiseren van taken en het moderniseren van het management) zouden in sommige gevallen de initiële investering kunnen compenseren, vooral in personeelsbestand met meer dan tien werknemers. Bovendien bieden de meeste softwarebedrijven toegang via verschillende apparaten, zoals mobiele telefoons of tablets.

Slechts 23% van het MKB gelooft dat digitale registratie hun bedrijfsvoering zal verbeteren

De resultaten van het onderzoek zijn echter niet erg bemoedigend. Over het algemeen wordt er, vanwege het gewicht van micro-KMO's in het bedrijfsleven, nauwelijks rekening gehouden met overdrachtsinstrumenten. Het voldoen aan de norm zal in 2026 een van de belangrijkste uitdagingen zijn voor 37% van het mkb en de zelfstandigen, een uitdaging die alleen overtroffen wordt door zorgen over concurrentie en marktdruk.

In die zin heeft hijde helft van de zelfstandigen en het midden- en kleinbedrijf associeert deze maatregelen nog steeds niet met een grotere efficiëntie en slechts 23% is van mening dat zij hun situatie kunnen verbeteren.

Onder de optimisten denkt 72% van de zelfstandigen en het MKB dat het nieuwe digitaal ondertekenen een betere controle over de uren mogelijk zou maken en 45% dat het hen tijd zou besparen bij procedures en het corrigeren van fouten.