Die zelfstandigen en MKB die vereisen dat hun werknemers een mobiele telefoon gebruiken om werktaken uit te voeren, kunnen de verplichting om bij te dragen niet automatisch overdragen persoonlijk apparaat.
Dit is door de rechtbanken herhaaldelijk duidelijk gemaakt: het bedrijf moet de nodige middelen ter beschikking stellen wanneer de mobiele telefoon een noodzakelijk hulpmiddel wordt om de dienst te verlenen.
Het probleem is van invloed op alles, van inloggen via applicaties tot dubbele authenticatiesystemen, werkcommunicatie en geolocatie. Regelgeving inzake gegevensbescherming en jurisprudentie hebben hier grenzen aan gesteld verplicht gebruik van privételefoon en in feite zijn er al sancties om er een werkinstrument van te maken zonder adequate rechtsgrondslag.
Het bedrijf moet voor de nodige middelen zorgen wanneer de mobiele telefoon deel uitmaakt van de werkzaamheden
Het Arbeidersstatuut erkent uitdrukkelijk het recht van werknemers op privacy bij het gebruik van digitale apparaten die door het bedrijf aan u ter beschikking wordt gesteld en verwijst naar de regelgeving inzake gegevensbescherming bij het gebruik van digitale controletools.
Maar bovendien wordt de grens nog duidelijker wanneer de bedrijfseigenaar zijn werknemers vraagt hun eigen mobiele telefoon te gebruiken. Het Spaanse Agentschap voor Gegevensbescherming (AEPD) wijst daar zelfs op Geen enkele regel vereist dat een werknemer zijn of haar persoonlijke telefoonnummer of e-mailadres aan zijn bedrijf moet doorgeven. om de arbeidsrelatie adequaat te ontwikkelen.
In verband hiermee stelt het Agentschap zelf als alternatief voor dat, wanneer de kenmerken van de functie de beschikbaarheid van de werknemer noodzakelijk maken, het bedrijf een werkinstrument ter beschikking stelt, zoals een zakelijke telefoon. Uiteraard kan het huisnummer op vrijwillige basis worden verstrekt, maar het kan niet zomaar een dwingend vereiste van de arbeidsrelatie worden.
En het verschil is belangrijk voor kleine bedrijven. Want hoewel het niet betekent dat iedere zzp’er met personeel standaard een smartphone moet leveren, ontstaat het probleem wanneer je moet stoppen een taak uitvoeren die bij de taak hoort Het is noodzakelijk om een telefoon te gebruiken en het bedrijf besluit dat het het privéapparaat van de werknemer is dat deze activiteit ondersteunt.
Een van de duidelijkste gevallen is de geolocatie. Om een van de vele voorbeelden te noemen: in 2021 heeft het Hooggerechtshof het door Telepizza geïmplementeerde systeem nietig verklaard, dat bepaalde bezorgers dwong hun eigen telefoon ter beschikking te stellen, een applicatie te installeren en de geolocatie overdag geactiveerd te houden. De uitspraak bevestigde dat het bedrijf het gebruik van het persoonlijke apparaat om de werkactiviteit op deze manier te controleren niet kon opleggen.
Zo benadrukt de hoogleraar Arbeids- en Sociale Zekerheidsrecht aan de Universiteit van Barcelona, Pilar Rivas Vallejo, die deze uitspraak en ook actuele kwesties met betrekking tot het gebruik van digitale apparaten en bedrijfsapplicaties heeft geanalyseerd, precies de relevantie van de beginselen van proportionaliteit, noodzaak en privacybescherming in dit gebied.
Er zijn onregelmatige praktijken die al genormaliseerd zijn
Dit heeft ook gevolgen voor andere praktijken die in sommige bedrijven genormaliseerd zijn. Het gebruik van uw persoonlijke telefoon om bijvoorbeeld dubbele authenticatie-sms-codes te ontvangen, het installeren van bedrijfsapplicaties of het omzetten van WhatsApp in een permanent werkcommunicatiekanaal is niet precies hetzelfde als stuur snel een berichtje aan een medewerker. Iets dat gedaan kan worden.
Daarom is de sleutel of het privé-apparaat in feite een noodzakelijk hulpmiddel om te werken en in welke mate de persoonsgegevens van de werknemer worden verwerkt. Bij bijvoorbeeld tijdregistratie impliceert de zakelijke verplichting om een werkdagregistratie bij te houden op zichzelf niet dat de werknemer zijn of haar eigen mobiele telefoon moet gebruiken.
De AEPD herinnert eraan dat de registratie zonder toestemming kan worden geïmplementeerd wanneer er een wettelijke verplichting bestaat, maar dat bepaalt niet automatisch welk apparaat daarvoor moet worden gebruikt.
Kmo's worden aan sancties blootgesteld als zij de persoonlijke mobiele telefoon tot een verplicht instrument maken
Het risico voor bedrijven beperkt zich niet tot een mogelijke arbeidsclaim, herinnert Pilar Rivas zich. Wanneer het bedrijf de persoonlijke telefoon gebruikt, wordt de regelgeving inzake gegevensbescherming.
In feite heeft de AEPD al een bijzonder belangrijke zaak goedgekeurd. Een bedrijf gebruikte de persoonlijke nummers van werknemers om hen via sms de codes te sturen die nodig waren om toegang te krijgen tot de computerhulpmiddelen van een klant. Van de 364 actieve medewerkers hadden er 203 hun persoonlijke telefoon gekoppeld aan dit systeem. In dat geval was het Agentschap aanvankelijk van mening dat a boete van 80.000 euro wegens schending van de wettelijke basis die nodig is voor de verwerking van die persoonsgegevens.
Het bedrijf had onder meer verdedigd dat het gebruik van mobiele telefoons een bedreiging was tijdelijke oplossing om toegang tot computersystemen mogelijk te maken. Het bestaan van een zakelijke behoefte betekent echter niet automatisch dat het privénummer van de werknemer een bedrijfsmiddel wordt dat zonder meer kan worden gebruikt.
Dat stelt de AEPD zelf vast Het persoonlijke telefoonnummer kan vrijwillig worden verstrekt, maar het maakt geen deel uit van de algemene verplichting van de werknemer om deze ter beschikking van het bedrijf te stellen. Terugkerend naar geolocatie: er wordt ook een specifieke limiet voorgesteld.
De geolocatiesystemen, in het vizier van de AEPD
De organieke wet inzake gegevensbescherming staat werkgevers toe geolocatiesystemen te gebruiken om hun controlefuncties binnen het wettelijke kader uit te oefenen. Maar het vereist wel dat werknemers vooraf uitdrukkelijk, duidelijk en ondubbelzinnig worden geïnformeerd, en dat de rechten die verband houden met de verwerking van hun gegevens worden gerespecteerd.
Daarom is er geen absoluut verbod van het gebruik van persoonlijke mobiele telefoons op het werk. Een medewerker kan zijn toestel vrijwillig gebruiken of er kunnen specifieke situaties zijn waarin het gebruik ervan mogelijk is, op voorwaarde dat de bijbehorende rechten en garanties worden gerespecteerd.
Wat de zzp’er met werknemers niet kan, is ga ervan uit dat de persoonlijke telefoon deel uitmaakt van het werkinstrument.
Als de mobiele telefoon essentieel is om in te klokken, toegang te krijgen tot systemen, beveiligingscodes te ontvangen, een bedrijfsapplicatie te gebruiken of een geolocatietaak uit te voeren, moet de zelfstandige eerst beoordelen welke middelen hij moet ter beschikking stellen en welke gegevensverwerking hij uitvoert.
