Onderhandelen met leveranciers blijft een van de hangende onderwerpen van veel zelfstandigen en kleine en middelgrote bedrijven in Spanje. Het gaat niet alleen om minder betalen, maar ook om het vermijden van geïmproviseerde afspraken die uiteindelijk de producten of diensten die zij afnemen duurder maken. Want als een onderhandeling zonder voorbereiding wordt gestart, verborgen kosten verschijnen later, waardoor de marges worden uitgehold en financiële druk ontstaat moeilijk te corrigeren.
De Spaanse Confederatie van Kleine en Middelgrote Ondernemingen, Cepyme, waarschuwde daarvoor Dit gebrek aan normen bij onderhandelingen is een van de grootste lasten van het Spaanse MKB.
Velen onderhandelen uit urgentie, zonder voldoende gegevens en zonder een gedefinieerde strategie. En wanneer een onderhandeling wordt geprofessionaliseerd, zijn de resultaten onmiddellijk en overtuigend: de kosten worden tussen de 5% en 12% verlaagd volgens de gegevens die Cepyme zelf aanbiedt.
Onderhandelen zonder strategie blijft een van de grootste problemen voor zelfstandigen en kmo’s
Een van de belangrijkste diagnoses die Cepyme behandelt, is dat Een groot deel van het MKB blijft door gebrek aan voorbereiding meer betalen dan nodig is. Sterker nog, volgens Inkooprijpheidsstudie Uitgewerkt in 2025 door KPMG: 62% van de kmo’s erkent dat ze extra kosten op zich nemen omdat ze geen gestructureerde onderhandelingsstrategie hebben.
Deze zwakte heeft een directe impact op de winstmarges. Dat blijkt uit een onderzoek van McKinsey. Professionele onderhandelingen verbeteren de operationele marges direct met 3% tot 9%. Dit zijn geen grote prijsveranderingen, maar eerder constante aanpassingen die, opgeteld, het verschil kunnen maken tussen een stabiel bedrijf en een kwetsbaar bedrijf.
Want bovendien is het interessant om dat te weten De prijs is doorgaans niet de oorzaak van het probleem en de ontevredenheid van het MKB en zelfstandigen. Dat blijkt uit een onderzoek uitgevoerd door PxC genaamd Contractrisico-index, 71% van de problemen met leveranciers komt voort uit slecht gedefinieerde afspraken, en niet uit de overeengekomen prijs. We hebben het bijvoorbeeld over dubbelzinnige clausules, automatische beoordelingen of onduidelijke straffen die wrijving veroorzaken die zich uiteindelijk ook vertaalt in extra kosten.
Cepyme van zijn kant verzekert dat Veel MKB-bedrijven richten de hele onderhandeling op het eindbedrag en verwaarlozen de rest van de voorwaarden. Deze gedeeltelijke visie verklaart waarom zoveel overeenkomsten op de middellange of lange termijn ongunstig uitpakken.
De werkelijke kosten gaan verder dan de prijs en staan in het contract
Een van de sleutels tot het verlagen van de kosten is om dat te begrijpen Prijs en kosten van het eindproduct zijn geen synonieme concepten. Concreet heet een onderzoek Contractefficiëntierapport opgesteld door Deloitte, schat dat 38% van de extra kosten bij leveranciers voortkomt uit slecht onderhandelde contractvoorwaarden, en niet uit de basisprijs.
De betalingsvoorwaarden, Ze zijn bijvoorbeeld meestal een van de belangrijkste redenen voor kostenoverschrijdingen aankoopminima, boetes of exclusiviteit, die een directe impact hebben op de thesaurie van een bedrijf en het operationele risico ervan.
Daarom is de voorbereiding van elke onderhandeling van doorslaggevend belang. De onderzoeken van Strategische inkoop van BCG laten dat zien Bedrijven die hun onderhandelingen vooraf voorbereiden, verlagen de kosten tussen 5% en 12%, een cijfer dat overeenkomt met de schattingen van Cepyme. Het verschil zit hem dus in het naar de onderhandelingstafel gaan met duidelijke data zoals volume, impact op de marge en alternatieve scenario’s.
En een ander belangrijk element is het bestaan van alternatieven. De onderhandelingsmacht hangt niet zozeer af van de omvang van het bedrijf, maar eerder van zijn keuzevrijheid. Volgens een analyse van Harvard Business Review is het zelfs zo dat Alleen al het bestaan van een alternatief verlaagt de prijzen met tussen de 6% en 15% in de eerste onderhandelingsronde. Het is niet nodig om van aanbieder te veranderen, maar het is wel belangrijk om aan te tonen dat het kan.
Bovendien verbeteren de resultaten als de onderhandelingen waardegericht zijn en niet alleen prijsgericht. Dat blijkt uit een rapport opgesteld door adviesbureau Accenture Leveranciersvertrouwensindex geeft dat aan Leveranciers zijn bereid de omstandigheden met wel 18% te verbeteren als ze stabiliteit op de lange termijn ervaren. En dit wordt bereikt door langdurige contracten, stabiele prognoses en progressief volume; allemaal hefbomen die echte concessies genereren zonder de commerciële relatie te verslechteren.
Ook het moment en de manier van onderhandelen zijn van invloed op het resultaat
Niet alle onderhandelingen beginnen vanaf hetzelfde punt. Cepyme benadrukt nogmaals het belang van het moment waarop de afspraken worden herzien. En volgens een onderzoek van Bain&Company naar onderhandelingsposities Onderhandelen in tijden van structurele veranderingen vergroot de concessies met 22%. Bijvoorbeeld door contractverlengingen, marktveranderingen of volume-uitbreidingen; dit zijn belangrijke kansen om de omstandigheden te verbeteren.
Ook de manier waarop concessies worden uitgewisseld, is van belang. Hij Onderzoek naar onderhandelingsgedrag van de IE Business School wijst daarop Onderhandelingen op basis van evenwichtige concessies genereren 31% meer tevredenheid na de overeenkomst. Opgeven zonder compensatie verkleint dus niet alleen de winstmarges, maar verslechtert ook de langetermijnrelatie.
Veel zakenlieden beschouwen een onderhandeling echter als afgesloten wanneer de prijs is overeengekomen, maar de gegevens weerleggen deze perceptie. Dat blijkt opnieuw uit het rapport dat PwC hierover heeft opgesteld 57% van de conflicten met leveranciers ontstaat door contractuele hiaten. Dat wil zeggen: alles wat niet is opgeschreven, vormt uiteindelijk een reden voor discussie.
En hoewel het gevoel heerst dat kleine en middelgrote bedrijven, of zelfstandigen, geen ruimte hebben voor onderhandelingen met grote leveranciers, is er iets waarmee rekening moet worden gehouden. En volgens een ander Cepyme-rapport: 64% van de grote leveranciers in ons land waardeert de stabiliteit van het MKB meer dan de constante rotatie van grote klanten.
