Klantfacturen boeken Het is een van de meest voorkomende taken in elk adviesbureau. Het is ook een van de meest tijdrovende klusjes als je het handmatig doet. Het beoordelen van elk document, het identificeren van de gegevens, het interpreteren van de operatie en het voorbereiden van de boekhouding vereist de professionals die vele uren besteden aan repetitief werk.
Het probleem wordt groter naarmate het klantenbestand groeit. Een adviesbureau dat honderden of duizenden facturen per maand beheert, moet een constant proces van ontvangst, beoordeling en boekhouding van documenten onderhouden. Verder is de Facturen komen niet altijd op dezelfde manier binnen. Ze kunnen per e-mail worden ontvangen, in gedeelde mappen worden opgeslagen of via verschillende kanalen worden verzonden.
Kunstmatige intelligentie maakt het mogelijk een deel van deze taken te automatiseren. Tools zoals Kabilio, AI-beheersoftware gericht op adviesbureaus, bevatten systemen die factuurinformatie kunnen interpreteren en een voorstel kunnen voorbereiden voor boekhouding, zodat de professional deze kan beoordelen en valideren.
Met automatisering kunt u de tijd die u besteedt aan het boeken van facturen, verminderen
Het handmatig boeken van een factuur houdt veel meer in dan alleen voer de gegevens in die in het document verschijnen. De professional moet de leverancier identificeren, data en bedragen controleren, interpreteren welk type handeling is uitgevoerd en bepalen hoe dit in de boekhouding moet worden weerspiegeld.
Vervolgens moet u de bijbehorende stoel voorbereiden en verifiëren of de toegepaste fiscale behandeling passend is. Wanneer u deze stappen over honderden documenten vermenigvuldigt, kan de tijd die aan deze taak wordt besteed snel toenemen.
Automatisering stelt u in staat een deel van dit werk over te zetten naar een computersysteem. De tool analyseert de informatie in het document en genereert een voorstel dat de professional kan verifiëren voordat het definitief in de boekhouding wordt opgenomen.
Het verschil ten opzichte van een systeem conventionele optische karakterherkenning (OCR) is dat de tool niet beperkt is tot het extraheren van woorden, cijfers of datums. Het doel is om de informatie op de factuur te interpreteren en voor te stellen hoe deze moet worden verantwoord.
Volgens de gegevens verstrekt door Kabilio, zijn Factuurverwerker Hiermee kunt u tot 85% tijdsbesparing in de boekhouding realiseren. Het bedrijf merkt ook een betrouwbaarheid van 95% op bij de verwerking.
Hij Het besparingspercentage is afhankelijk van het aantal documenten en de processen die elk kantoor heeft, maar de aanpak stelt ons in staat een deel van het handmatige werk dat professionals momenteel uitvoeren, te verminderen.
Dit betekent niet dat het adviesbureau stopt met het controleren van facturen. De professional behoudt de controle over het proces en kan het door het systeem gegenereerde voorstel controleren en valideren. Automatisering richt zich dus op repetitieve taken, terwijl de adviseur professionele beoordeling en oordeel behoudt.
Programma's zoals Kabilio stellen boekhoudkundige boekingen voor op basis van elke factuur
Kabilio Invoice Processor is ontworpen om analyseer de documentatie en bereid een boekhoudkundig voorstel voor.
Het systeem identificeert informatie zoals leverancier, data en hoeveelheden en gebruikt die gegevens om de bewerking te interpreteren. Van daaruit kunt u de bijbehorende boekhouding voorstellen, inclusief de verrekening en de belastingbehandeling.
Voor een adviesbureau verandert dit het uitgangspunt. De professional hoeft niet elke post helemaal opnieuw te beginnen, maar ontvangt eerder een voorstel dat hij kan beoordelen voordat hij het in zijn systeem opneemt.
Een ander aspect dat door het bedrijf wordt benadrukt, is de native integratie met A3ECO en A3CON. Op deze manier is het niet de bedoeling om het bureau te dwingen afstand te doen van de instrumenten waarmee het al werkt, maar Integreer automatisering in uw reguliere stroom.
Dit kan vooral relevant zijn voor adviesbureaus die al jaren hun eigen werkprocedures ontwikkelen en kunstmatige intelligentie willen introduceren zonder hun managementsysteem volledig te hoeven veranderen.
Tijd besparen begint ook bij de manier waarop facturen op kantoor aankomen.
Boekhouden is er maar één van onderdeel van het administratieve werk dat klantdocumentatie genereert. Voordat een factuur kan worden verwerkt, moet het adviesbureau het document op kantoor krijgen.
Deze taak kan ook tijdrovend zijn. Klanten kunnen hun facturen via verschillende kanalen en op verschillende tijdstippen versturen. Het team moet vervolgens de documenten verzamelen, controleren welke ontbreken, ze ordenen en overbrengen naar het managementsysteem.
Wanneer de portefeuille groter wordt, kan dit proces een ander proces worden belangrijke bron van administratief werk. Daarom kan het centraliseren van de ontvangst van documenten de automatisering van de boekhouding aanvullen.
Kabilio heeft hiervoor een Collaborative Portal ingebouwdwaardoor de klant en het adviesbureau in dezelfde omgeving kunnen werken. De klant kan zijn facturen en onkosten rechtstreeks uploaden en het kantoor heeft toegang tot die documentatie, zonder afhankelijk te zijn van e-mailketens of specifieke bestandsverzendingen.
De documentatie wordt zo gecentraliseerd en kan later in het automatiseringsproces worden opgenomen.
Het doel is het creëren van een een meer ordelijke stroom: de opdrachtgever zorgt voor de documentatie, het systeem helpt bij de verwerking ervan en de professional beoordeelt het resultaat.
Automatisering maakt uren vrij voor de adviseur om zich op de klant te concentreren
Het belangrijkste effect van het automatiseren van de boekhouding beperkt zich niet tot het sneller voltooien van een specifieke taak. De tijd die niet wordt besteed aan het invoeren en verwerken van informatie, kan elders worden gebruikt. activiteiten die voor het kantoor de grootste waarde hebben.
Een adviesbureau kan die uren besteden activiteiten beoordelen, incidenten oplossen, de situatie analyseren van hun klanten of een meer persoonlijke service bieden. U kunt automatisering ook gebruiken om een grotere hoeveelheid documentatie aan te nemen, zonder dat elke nieuwe factuur noodzakelijkerwijs meer handmatig werk met zich meebrengt.
Het Collaborative Portal kan ook de tijd verminderen die wordt besteed aan het terughalen van openstaande documentatie en het organiseren van bestanden. Door met klanten en adviseurs binnen dezelfde omgeving te werken, weet elke partij welke informatie hij moet verstrekken en waar hij dat moet doen.
Voor de kantoren die een groot aantal facturen beherenkan het verschil vooral relevant zijn tijdens perioden met een grotere werkdruk.
Automatisering vervangt ook niet de kennis van de adviseur. Kunstmatige intelligentie wel verzorgt een deel van het repetitieve werkterwijl de professional de beoordeling en criteria handhaaft die nodig zijn om de boekhouding te valideren.
Volgens Kabilio maakt deze combinatie tussen de Invoice Processor en de Collaborative Portal dit mogelijk Verminder de tijd die u besteedt aan het boeken van facturen tot 85%. De specifieke besparingen zullen afhangen van de kenmerken en omvang van elk adviesbureau, maar de trend wijst op een transformatie van een van de administratieve taken die de meeste uren in kantoren in beslag neemt.
