- Niet zomaar een bewijsstuk dient om de verzending van een correctiefactuur aan te tonen.
- Een simpele vergissing kan duizenden euro’s aan BTW kosten
- Hoe de zending correct te rechtvaardigen als de Schatkist daar jaren later om vraagt
Verlies duizenden euro's aan BTW Het niet bewaren van een eenvoudige kassabon is een risico veel reëler dan het lijkt. Veel freelancers en kleine bedrijven maken terecht een correctiefactuur uit als een klant niet betaalt of een transactie nietig is, maar vergeten het bewijs te bewaren dat ze de factuur ook daadwerkelijk hebben verzonden. Als het ministerie van Financiën die operatie herziet, kan deze omissie voldoende zijn om te voorkomen dat zij de belasting terugkrijgen.
Het Centraal Economisch-Administratief Hof (TEAC) heeft dit criterium onlangs versterkt door uit te gaan van de doctrine van het Hooggerechtshof en te oordelen dat het bewijzen van de verzending van de corrigerende factuur een essentiële vereiste vormt in de gevallen waarin de BTW-wet voorziet.
Zoals Raquel Jurado, een technicus bij de Registry of Tax Advisory Economists (REAF), aan Autonome Zaken en Ondernemers uitlegde, is het te voorzien dat de Belastingdienst is veel rigoureuzer en systematischer door dit bewijs te eisen bij controles.
Dat is waarom, Het is niet voldoende om de correctiefactuur te bewaren. Ook is het verstandig om bewijsstukken te bewaren waaruit blijkt dat deze op de juiste wijze naar de opdrachtgever zijn verzonden. Anders kan een eenvoudig documentair toezicht duizenden euro's kosten. Jurado legde aan dit medium uit welke tests de grootste garanties bieden, welke fouten het meest worden herhaald onder zelfstandigen en hoe je de zending kunt rechtvaardigen als de Schatkist daar jaren later om vraagt.
Er wordt geen enkel bewijs gebruikt om de verzending van een corrigerende factuur aan te tonen
Het correct uitreiken van een correctiefactuur garandeert op zichzelf niet dat de Schatkist de wijziging van de BTW-grondslag aanvaardt. Als de zelfstandige de belasting wil terugvorderen, moet hij dat ook doen kunnen bewijzen dat deze factuur naar de opdrachtgever is verzonden wanneer de Belastingdienst hier tijdens een controle om vraagt.
Zoals Raquel Jurado, een technicus van de Registry of Tax Advisory Economists (REAF), aan Autonomous and Entrepreneurs uitlegde: “Ze kunnen geldig zijn middelen zoals een burofax, een e-mail, een elektronisch factureringsplatform die de zending registreert, of zelfs een reeks bewijsstukken die, in hun geheel beschouwd, de verzending van de factuur bewijzen.”
Welke middelen zijn geldig
De regelgeving vereist niet het gebruik van één enkel systeem om de correctiefactuur te verzenden. Het belangrijkste is dat de zelfstandige, indien nodig, kan bewijzen dat het document naar de ontvanger is verzonden. Onder de middelen die als bewijs kunnen dienen, benadrukte Raquel Jurado:
- Burofax, het verstrekken van bewijs van verzending en certificering van de inhoud.
- E-mail, zolang het verzonden bericht, de datum, de ontvanger en het bijgevoegde bestand met de correctiefactuur behouden blijven.
- Elektronische factureringsplatforms dat registreren en bewijs leveren van de verzending van de factuur.
Een reeks indicaties of bewijzen die, samen geëvalueerd, dit mogelijk maken aantonen dat de corrigerende factuur was inderdaad verstuurd naar de cliënt.
Meest voorkomende fouten waardoor u de test voor de Schatkist verliest
De deskundige waarschuwde dat een van de meest voorkomende fouten is te denken dat het proces eindigt wanneer de corrigerende factuur wordt uitgegeven. Echter, ‘De schatkist heeft macht nodig tevens bewijzen dat het naar de opdrachtgever is verzonden”, herinnerde hij zich.
Onder de fouten die in de praktijk het meest worden herhaald, noemde hij:
- Houden alleen de factuur in het facturatieprogramma, zonder enig bewijs van verzending.
- Inspraak dat per e-mail is verzonden, maar bewaar het bericht, de datum, de ontvanger of de bijlagen niet.
- Leveren de betreffende factuur zonder om een ontvangstbewijs of enig ander bewijs van ontvangst te vragen.
In al deze gevallen, zo voegde Raquel Jurado eraan toe, ‘is het erg moeilijk bewijzen dat de factuur de ontvanger daadwerkelijk heeft bereikt”, wat ertoe kan leiden dat de Schatkist de wijziging van de belastinggrondslag afwijst en dat de zelfstandige het recht verliest om de overeenkomstige BTW terug te vorderen.
Een simpele vergissing kan duizenden euro’s aan BTW kosten
Het niet bewaren van het bewijs van verzending van de corrigerende factuur kan voor elke zelfstandige een zeer belangrijke economische impact hebben. Het is genoeg dat Het ministerie van Financiën is van mening dat het niet is geaccrediteerd zijn voorstel om de wijziging van de belastinggrondslag af te wijzen en het bedrijf te dwingen een BTW aan te nemen die het in werkelijkheid niet langer zou moeten dragen.
Raquel Jurado illustreerde het met een veel voorkomend voorbeeld. Laten we ons dat voorstellen Een zelfstandige maakt een factuur op van 10.000 euro, waarop 21% BTW van toepassing is, waardoor het totaalbedrag 12.100 euro bedraagt. De klant betaalt die factuur nooit en zodra aan de vereisten van de BTW-wet is voldaan, maakt de professional de overeenkomstige correctiefactuur op om de betaalde belasting terug te vorderen.
Bij een fiscale controle vraagt de Schatkist u echter te bewijzen dat deze correctiefactuur naar de klant is verzonden. Als de zelfstandige het niet kan bewijzen omdat hij geen verzendbewijs heeft bijgehouden, De Administratie kan de wijziging afwijzen van de belastinggrondslag.
Het economische gevolg is onmiddellijk: de zelfstandigen Ik zou de 2.100 euro BTW kwijtraken dat hij de Schatkist al was binnengegaan en ze niet kon terugkrijgen.
Daarnaast, de kosten kunnen zelfs nog hoger zijn. Zoals Raquel Jurado uitlegde: als de zelfstandigen de rectificatie al in hun zelfevaluatie hadden aangebracht, zouden ze gedwongen kunnen worden om die 2.100 euro terug te geven, samen met de overeenkomstige vertragingsrente, en zelfs een boete riskeren als er sprake is van een belastingovertreding.
Op het einde, een eenvoudig documentair overzicht kan uiteindelijk worden een verlies van enkele duizenden euro's, zelfs als de zelfstandige de correctiefactuur correct had uitgeschreven en aan de overige eisen van de regelgeving had voldaan.
Hoe de zending correct te rechtvaardigen als de Schatkist daar jaren later om vraagt
Als de Belastingdienst een verificatie initieert, moet de zelfstandige een bewijsstuk overleggen waaruit blijkt dat de correctiefactuur naar de opdrachtgever is verzonden. De benodigde documentatie zal afhangen van de middelen die worden gebruikt om de verzending uit te voeren.
Raquel Jurado legde uit dat wanneer de factuur is verzonden via burofax, “is het voldoende om een bewijs van verzending en certificering van de inhoud te overleggen.” Op deze manier kan de zelfstandige aantonen dat hij de mededeling heeft gedaan en welk document is verzonden.
Als u daarentegen voor heeft gekozen e-mail, De REAF-technicus adviseerde om alle informatie met betrekking tot die communicatie te bewaren. Het is met name handig om op te slaan:
- De boodschap van de verzonden e-mail.
- De datum van de scheepvaart.
- Het adres van de ontvanger.
- Het bijgevoegde bestand waarin de correctiefactuur stond.
- Elk antwoord van de klant of een bewijs van ontvangst waaruit kan blijken dat de communicatie de bestemming heeft bereikt.
Hoe meer documentatie de zelfstandige kan aanleveren om de verzending van de corrigerende factuur te reconstrueren, hoe gemakkelijker het zal zijn om aan de Schatkist te bewijzen dat hij of zij correct aan deze vereiste heeft voldaan als de Administratie deze jaren later herziet.
