- De meest voorkomende fout van MKB-bedrijven met tijdcontrole: records worden dagen later ingevuld
- De Inspectie verdenkt bedrijven als alle schema's identiek zijn
- Verrassingsbezoeken blijven het belangrijkste controlemiddel
- De inspectie onderkent grenzen: er wordt niet gecontroleerd op camera's of op WhatsApp om dienstregelingen te controleren
- Boetes kunnen oplopen tot 7.500 euro
Eén op de drie zelfstandigen en kleine bedrijven gaat door het registreren van de werkdag van uw werknemers op papier of via Excel. Wanneer zijn de systemen waarmee De Arbeidsinspectie claimt meer niet-naleving te signaleren. Terwijl het ministerie van Arbeid de toekomstige verplichte digitale tijdregistratie voorbereidt, blijven veel bedrijven handmatige controles gebruiken die volgens inspecteurs doorgaans te laat, onvolledig of simpelweg ‘om het dossier af te dekken’ worden ingevuld.
Registratie enkele dagen later voltooid, werknemers die hun vertrektijd noteren zodra ze binnenkomen of “perfecte” dagen, elke dag identiek Dit zijn enkele van de situaties die de inspectie het meest verdacht maken tijdens bezoeken aan kleine bedrijven en MKB-bedrijven. “Het moet een levend record zijn”, legde Jesús Prieto uit aan deze krant, die verzekerde dat er nog steeds veel gevallen van niet-naleving zullen optreden, vooral bij bedrijven die nog steeds de tijd controleren “met de pen en met de hand.”
Maar vanuit de inspectie zelf waarschuwden ze daar ook voor Vermoedens alleen zijn niet voldoende om een bedrijf te sanctioneren. Hoewel identieke schema’s of een buitensporig “perfecte” staat van dienst twijfels kunnen oproepen, Als de werknemers bevestigen dat zij hun werkelijke werktijden weerspiegelen, mag er geen sprake zijn van overtreding. Bovendien erkennen inspecteurs dat hun handelen ook grenzen kent: Ze controleren geen bedrijfscamera’s, of WhatsApp-berichten, uitsluitend om te controleren of de geregistreerde dag exact samenvalt met de gewerkte uren.
Toch kunnen de sancties aanzienlijk zijn als de Inspectie constateert dat het dossier niet dagelijks wordt ingevuld of dat er sprake is van reële onregelmatigheden in de tijdcontrole. De Wet op overtredingen en sancties in de sociale orde (LISOS) beschouwt de overtreding van de regels over werktijden en tijdregistratie ernstig, met boetes die kunnen variëren tussen 751 en 7.500 euro, afhankelijk van factoren zoals het aantal getroffen werknemers, de intentie of de omzet van het bedrijf.
De meest voorkomende fout van MKB-bedrijven met tijdcontrole: records worden dagen later ingevuld
Zoals Jesús Prieto aan Autónomos y Emprendedores uitlegde, doet het grootste probleem waarmee zij tijdens inspectiebezoeken blijven stuiten zich vooral voor bij kleine bedrijven en kleine en middelgrote bedrijven die nog steeds gebruik maken van Handmatige papieren tijdregistratie.
“De eerste: dat ze het die dag niet klaar hebben,” legde de inspecteur uit. Volgens hem verzamelen veel kleine bedrijven meerdere dagen zonder de tijdcontrole in te vullen en deze later af te ronden. “Er wordt geen echt dagelijks verslag bijgehouden; ze hebben het daar om het dossier te dekken en dat doen ze meestal niet”, voegde hij eraan toe.
Voor de inspectie is het probleem niet alleen formeel. De urenregistratie is het belangrijkste instrument om te controleren of een werknemer overuren maakt, of pauzes gerespecteerd worden of dat er sprake is van overuren. “Als je een klein bedrijf hebt, houd dan je uren goed bij. Het is je recht. Het is de enige manier om te controleren of ze overuren maken of niet”, aldus Prieto.
Bovendien legde de inspecteur dat uit veel bedrijven gebruiken nog steeds rudimentaire systemen, omdat ze nog geen tools voor digitale ondertekening hebben geïmplementeerd. Precies, uit een recent onderzoek van TeamSystem blijkt dat 35% van de zelfstandigen en het MKB de dag nog steeds op papier of Excel registreert, ondanks de toekomstige verplichting om digitale systemen te implementeren.
De Inspectie verdenkt bedrijven als alle schema's identiek zijn
Een andere fout die de meeste aandacht van inspecteurs trekt, is overdreven perfecte platen. Vooral die waar alle werknemers weken of maanden lang elke dag op precies hetzelfde tijdstip komen en gaan.
“Als bijvoorbeeld alle schema’s identiek zijn, met in- en uitgang elke dag op exact hetzelfde tijdstip, kan dat ertoe leiden dat je vermoedt dat ze allemaal op hetzelfde tijdstip zijn gedaan en niet van dag tot dag”, legt Prieto uit.
Volgens de inspecteur is het ook gebruikelijk dat er werknemers zijn die de in- en uitstaptijden invullen zodra de dag begint. “Direct bij aankomst stellen ze de aankomsttijd en vertrektijd vast.” en ze doen het dagelijkse werk van acht uur. En dat is alsof ze het niet hebben gedaan”, zei hij.
Vanuit het oogpunt van de inspectie moet de registratie de werkelijke dag weergeven waarop de inspectie wordt uitgevoerd. “Het moet een open plaat zijn, een levend record”, zei Prieto. “Als je daar bent, hoeft alleen de inlooptijd te verschijnen. De uitlooptijd wordt ingesteld als de medewerker weggaat.”
Toch maakte de woordvoerder van SITSS dat ook duidelijk Een enkele verdenking is niet voldoende om een sanctie op te leggen. Hoewel identieke schema's of 'te perfecte' gegevens twijfels kunnen oproepen, trekt de inspectie dit niet automatisch in twijfel als de werknemers tijdens het bezoek bevestigen dat die dagen echt zijn. “Als ik met ze praat en ze zeggen dat het goed is, geloof ik ze. De inspectie beoordeelt niet of het om vervalsingen gaat”, legde hij uit.
Prieto erkende zelfs dat zelfs als een inspecteur om 9.30 uur arriveert en de werknemer al heeft getekend dat hij om 9.00 uur binnenkwam, er niet alleen voor die omstandigheid sancties kunnen worden opgelegd als de werknemer de registratie valideert. “Ik ga niet twijfelen aan iets dat de werknemer al heeft ingevuld”, verklaarde hij.
Verrassingsbezoeken blijven het belangrijkste controlemiddel
Een groot deel van de acties van de Inspectie op het gebied van tijdregistratie is nog steeds gebaseerd op persoonlijke bezoeken aan werkcentra. “Het bezoek is alles”, vatte Prieto samen. “Zonder bezoek is het heel lastig om iets te bewijzen.”
Zoals hij uitlegde, werken arbeidsinspecties heel anders dan andere administratieve controles die uitsluitend gebaseerd zijn op kruiscontroles van gegevens. Wat de werkuren betreft, blijft de belangrijkste factor wat de inspecteur rechtstreeks waarneemt en de spontane verklaringen van werknemers en werkgevers. ‘Mensen vertellen je de waarheid als ze niet voorbereid zijn’ verklaarde hij. “Als je mensen laat praten, praten mensen.”
Wanneer de Inspectie vermoedt dat er sprake is van mogelijk niet-geregistreerd overwerk, kan zij daarom buiten de door het bedrijf aangegeven gebruikelijke uren gaan. “Als hun werkdag bijvoorbeeld van negen tot twee is, ga ik om half twee om te kijken of ze overuren maken en het niet registreren”, legde hij uit.
Bovendien bevestigde Prieto dat inspecteurs doorgaans afzonderlijk met werknemers spreken. “We vragen altijd om alleen met de werknemer te spreken”, zei hij. “Als de zakenman voorop blijft lopen, kan dat als een belemmering van de inspectiewerkzaamheden worden beschouwd.”
Volgens hem komen veel acties in verband met overwerk voort uit eerdere klachten van werknemers of derden, hoewel een belangrijk deel van de bezoeken ook wordt uitgevoerd in het kader van algemene tijdcontrolecampagnes die door de Inspectie zelf worden gepromoot.
De inspectie onderkent grenzen: er wordt niet gecontroleerd op camera's of op WhatsApp om dienstregelingen te controleren
Naast de controlebevoegdheden wilde de inspecteur ook enkele grenzen verduidelijken die van invloed zijn op het handelen van de Arbeidsinspectie en waarvan veel bedrijven zich niet bewust zijn.
Zoals Prieto uitlegde: Inspecteurs maken niet regelmatig gebruik van videobewakingscamera’s, WhatsApp-berichten of massale uitwisseling van privégegevens om te controleren of een werknemer precies de dag heeft gewerkt die geregistreerd lijkt. “We verwijzen niet naar die gegevens”, zei hij. “Ik ga er niet voor zorgen dat de tijdregistratie goed wordt uitgevoerd via andere soorten tests.”
De inspecteur verzekerde dat bij dit soort acties altijd de criteria van proportionaliteit, privacy en gegevensbescherming moeten worden gerespecteerd. “Een inspecteur gaat niet vragen om zaken die de proportionaliteit van wat er gecontroleerd wordt te boven gaan”, wees hij erop. “De opnames kunnen worden opgevraagd als er iemand is overleden; er wordt niet gevraagd om een paar uur te kijken.”
Zoals hij uitlegde baseert de Inspectie een groot deel van haar handelen op directe observatie tijdens het bezoek en op spontane verklaringen die destijds zijn afgelegd. ‘Dat is het fundamentele’, zei Prieto. “Vaak is wat daarna wordt gezegd al voorbereid.”
Boetes kunnen oplopen tot 7.500 euro
De Wet op overtredingen en sancties in de sociale orde (LISOS) beschouwt de overtreding van de regels over werktijden, overuren, pauzes of tijdregistratie als een ernstige overtreding.
Concreet, De boetes kunnen variëren van 751 tot 7.500 euro, afhankelijk van verschillende factoren, zoals de nalatigheid van het bedrijf, de opzet, het aantal getroffen werknemers, de omzet of het bestaan van voorafgaande eisen van de inspectie.
“Het enige dat het bedrijf hoeft te weten is dat het register moet worden ingevuld wanneer de inspectie arriveert”, legt Prieto uit. “Maar tot die tijd vul ik. Bij vertrek wordt de output gevuld.”
Bovendien herinnerde de inspecteur eraan dat de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de tijdcontrole bij het bedrijf blijft liggen, ook al is het de werknemer die de registratie niet correct invult. “Als de werknemer het niet invult, is de sanctie altijd voor het bedrijf”, concludeerde hij.
